Gmailのラベル機能でメールを整理
以前のコラムで、「Ｇmailのスレッド表示の解除方法」をお伝えさせて頂きました。日頃、Outlookをご利用の方は、Gmailのスレッド表示の解除により、メールが見やすくなったかと思います。
しかし、「メインのメーラーはアウトルックを使用する」というユーザーは、表示形式の問題だけでなく、もう一つ、Ｇmailを選ばない理由があるようです。それが、メールの振り分け方法が分からないということらしいのです。Outlookは、受信メールを条件設定したフォルダに振り分けられるのに対し、Gメールは一つのメールにラベルが振り分けられます。
筆者もフォルダ分けに慣れていたため、ラベルという概念に、理解するまで時間がかかりましたが、慣れると、1つのメールに複数の目印を作ることが可能なので、便利です。本日のコラムでは、Gmailのラベル機能について、ご紹介致します。
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あっという間にメールを整理できるラベル機能
たまったメールを後で見るときに「もっと整理しておけばよかった」と感じることはありませんか？そういったことを防ぐのがGmailのラベル機能です。ラベルとはメールに付けられる目印や名札のようなもの。だからラベル機能という呼び名をしていることもなるほどと頷けます。
そして、このラベル機能がメールの整理に大きく役立ちます。ラベル機能を使えば、件名やキーワードなど多種多様な条件をメールに割り振ることができます。その結果、受信したメールに自動的にラベルが付き、こちらが何もしないでもメールの整理ができるようになるのです。
「私はフォルダをよく使っているからラベル機能は必要とない」と思っている方、一度ラベル機能を試してもらえばその違いがわかります。確かに従来のメールソフトでは、ほとんどの場合、メールの整理でフォルダを使用していました。それに慣れている方も多いことでしょう。
しかし、フォルダの分類では、どこのフォルダにメールを保管したかわからなくなってしまうこともよくありました。それはフォルダではメールを1つの目印(場所)にしか分類できないからです。それに対してGmailでは、フォルダの代わりにラベルを使います。
ラベル機能はフォルダと同じくメールの分類に役立ちますが、1メールに複数の目印を割り当てられるのが大きなと違いであり、それがメリットになっています。
ラベルの設定方法
まず、基本であるラベルの作成から説明しましょう。Gmailの画面左の「開く」ボタンをご覧ください。そして「開く」ボタンの中にある「新しいラベルを作成」をクリックします。
クリックしたら付けたいラベル名を入れます。仮に「会議」と入れると画面左に「会議」という名のラベルができます。（「次のラベルの下にネスト」の欄はここでは、特に気にしなくても問題ありません。）
続いて、届いたメールをラベルで自動的に割り振れるようにします。「会議」に相当するメンバーから来たメールを1つ開いてみましょう。そしてメール本文画面で、上部の「その他」ボタン→「メールの自動振り分け設定」とクリックしてください。
次に「from」に会議メンバーのメールアドレスを確かめられたら、「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。「ラベルを選択」→「会議」と選択しましょう。
最後に「フィルタを作成」のクリックで設定は完了です。「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」のチェックで今まで届いたメールにもラベルが付けられます。
ラベル機能でビジネスをより実りあるものに
この設定によってメール一覧画面にある「会議」のラベルをクリックするだけで、アドレス登録した「会議」のメンバーのみのメールが表示されるようになります。従来のフォルダによる分類だけではこうはいきませんでした。
これで条件に該当する受信メールは、自動的にラベルが貼られます。もちろんわざわざ時間をつくって整理する必要は、一切ありません。念のためにひと言つけ加えると、ラベルを見られるのは本人だけのため、メールに「優先案件」や「お友だち」といったラベルを付けても、送信した側に知られることはありません。
日々送られてくるメールには仕事の場合は重要な文書や情報がたくさん含まれています。それを必要なときにすぐに取り出せるのがラベル機能です。ラベル機能を活用してビジネスをより効率的で実りのあるものにしましょう。
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