【例文あり】顧客の印象に残る営業メールの書き方と13のポイント

「お客様に響く営業メールの書き方を知りたい」
「良い営業メールはどんなことを書けばいいのかわからない」

そんなお悩みを持っていませんか？

この記事では、日々さまざまなお客様の営業活動を支援しているセレブリックスが、良い営業メールの作成テクニックや今すぐ使えるテンプレートをご紹介します。

紹介するテクニックを活用することで、お客様に良い印象を与える営業メールを作成できます。いつも作成している営業メールにちょっとした工夫を加えて、さらなる新規顧客獲得を目指しましょう！

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本記事とあわせて、営業力を高めるための新規開拓チェックリストをぜひご活用ください。新規開拓で生産性を向上させ、成果を高めるためのチェックリストです。営業パーソンや営業組織が持つべき基本的なスタンス、起こすべき行動から、実際の営業活動で実施すべき項目までまとめています。

「良い」営業メールとは？

セレブリックスが考える良い営業メールとは、良い印象を与えるメールです。

たとえば提案メールを送る際にも、誰にでも言えるような内容ではなく、読み手が「自社に必要な情報かもしれない」と納得するような内容にすることで、良い印象を残すことができます。

仮に今回の提案が成立しなくても、将来的に今回の提案メールを思い出して連絡を取りたいと思ってもらえる、そんな関係性を築くことが重要だと考えています。そのためには、相手の立場に立ち、相手のことを考えた内容を作成することが大切です。

以下は、よくある営業メールとお客様のことを考えた営業メールを比較したものです。

※あくまで一例です

一方的な売り込みではなく、相手の課題やニーズに寄り添いどのようにお役立ちできるかを伝えることで、信頼を獲得することができます。

自社で良い営業メールとはどんなものか「方針」を決めておくと、表現や言葉選びに迷った際に判断しやすくなるのでおすすめです。

パターン別営業メールの例文5選

ここからは、5つのパターンに分けて営業メールの例文をご紹介します。

1. 自社製品・サービスの提案メール（アポイント／商談依頼）
2. 既存顧客への営業メール
3. イベント・セミナーへの参加案内メール
4. リマインドメール
5. フォローメール

文例は、実際にセレブリックスで活用しているメールの文章をわかりやすくアレンジしたものです。

ぜひ自社用にカスタマイズしてご利用ください。

※ここで紹介する文例はあくまで一例であり、メールを送るお客様の役職や自社の企業イメージによって適切なアプローチは異なります。より効果的な営業メールを作成するために、相手に合わせたカスタマイズを心がけましょう。

①自社製品・サービスの提案メール（アポイント／商談依頼）

1つ目は、自社製品やサービスの提案メールの例文です。

②既存顧客への営業メール

2つ目は、既存顧客へ送る営業メールの例文です。

例：イベントの協賛依頼

③イベント・セミナーへの参加案内メール

3つ目は、イベント・セミナーへの参加案内メールの例文です。

例：既存顧客への1to1メール

④リマインドメール

4つ目は、リマインドメールの例文です。

例：

⑤フォローメール

5つ目は、フォローメールの文例です。

例：

新規開拓営業メールの書き方のポイント

返信率を高めるためには、メールの書き方のコツを押さえておくことが重要です。以下の10個のポイントを押さえて、効果的な営業メールを作成しましょう。

＜新規開拓営業メールの書き方のポイント＞

• 相手の興味を引くわかりやすい件名をつける
• 「誰宛」の文面なのかを明記する

• 連絡した理由に顧客の取り組みや成果を記載する

• 顧客にとってのメリットを簡潔に提示する
• 支援時に利用が想定されるサービス名を書く
• 顧客ごとにカスタマイズした事例や実績を提示する
• 詳細がわかるサービス資料を添付しておく
• ネクストアクションを明確に記載する
• アポイントの日程は複数の日程を提示する
• 返信を促す締めの言葉を入れる

上記のポイントはメールの構成作成の順に並べてあります。

ぜひひとつずつ意識できているか確認してみてください。

相手の興味を引くわかりやすい件名をつける

営業メール作成のポイント1つ目は、相手の興味を引くわかりやすい件名をつけることです。

件名は受信者がメールを開封するかどうかを決める重要な要素です。相手の関心を引きつつ、内容が一目でわかる件名を設定することで、返信率を高めることができます。

具体例

• ○○様に、B2B営業の最新情報をご提供いたします
• 営業代行サービスの提案に関する商談のご相談
• IT・SaaSマーケター限定イベントのお誘い(無料)

ポイント

• 相手にとってのメリットを明示する
• 簡潔でわかりやすい表現を使う
• 「無料」「成功事例」「限定」などの興味を引くキーワードを盛り込む

一方で、過度な強調表現を用いた件名は、企業イメージが悪くなるため注意しましょう。

以下の例は、実際に送られてきた営業メールで見かけたことがあるものです。

• 緊急の業務連絡と見せかけて「至急」「緊急」と書く
• 返信に見せかけて「Re:」と書く
• まだ時間を決めていないのに「打ち合わせ時間変更のご連絡」と書く

本当に重要な業務連絡との違いがわからない件名をつけた営業メールは、企業イメージを下げてしまう可能性があります。相手の立場に立ち、何を知りたいか、何に関心があるかを考えて件名を工夫しましょう。

「誰宛」の文面なのかを明記する

営業メール作成のポイント2つ目は、「誰宛」の文面なのかを明記することです。

メールの受信者が自分に対して特別に送られたものであると感じられるよう、相手の名前や役職、企業名を明示することは非常に重要です。

とくにリード情報がなく企業サイトのフォームへ投げ込み営業をする場合は、どの部署に対して伝えたいのか記載しておかないとすぐにスルーされてしまいます。

誰宛なのか明記しておくことで、一般的な一斉送信のメールではなく、個別に関心を持って連絡していることが伝わり、相手の注意を引くことができます。

宛名の例

• 個人名や部署
• 事業
• 商品などの責任者
• 担当者など

文章例

宛先を具体的に記載し、届けたい相手にすぐ開いてもらえるようにしましょう。

連絡した理由に顧客の取り組みや成果を記載する

営業メール作成のポイント3つ目は、顧客の取り組みや成果に対する関心を示しながら連絡した理由を書くことです。

「弊社のサービスがお役に立てると思い連絡しました」とシンプルに書いてしまうと、顧客のことを考えていない一方的な営業に見えてしまいます。

そのため、きちんと「貴社だから送信した営業」だということを伝えるためにも、相手企業の最近の活動や成功を具体的に取り上げ、関心や敬意を示しましょう。

文章例

相手の取り組みや成果に触れつつ連絡の理由を伝えることで、親近感と信頼感を高め、返信率の向上につながります。

顧客にとってのメリットを簡潔に提示する

営業メール作成のポイント4つ目は、顧客にとってのメリットを簡潔に提示することです。

顧客は常に忙しいので、自社に利益がないと判断されてしまった場合、メールを最後まで読んでもらえません。そのため、顧客にとってのメリットを明確かつ簡潔に伝えることが重要です。

具体例 

「弊社サービスを導入いただくことで、業務効率が20％向上します。」
「新システムにより、コストを年間100万円削減可能です。」
「最新のマーケティング手法で、売上アップを実現します。」

メリットを書くときは、説得力が増す数値を用いたり、相手が抱える問題を解決できることを強調したりすると効果的です。

顧客にとってのメリットを明確に提示することで、自社の提案が相手にとって価値のあるものであると理解してもらいやすくなります。 

支援時に利用が想定されるサービス名を書く

営業メール作成のポイント5つ目は、支援時に利用が想定されるサービス名を明記することです。（とくにサービスが複数ある場合）

せっかく営業メールを通してサービスに興味をもってもらえたとしても、サイトで詳細を見ようとしたときにサービスが複数あると迷わせてしまう可能性があります。時間がかかると、サイトの離脱や興味関心低下の原因になりかねません。

そのため、どのサービスの利用が想定されるのか、サービス名を記載しておくと良いでしょう。

具体例

「弊社の『〇〇システム』と『△△ツール』を活用し、貴社の業務効率化をサポートいたします。」
「『□□クラウドサービス』の導入により、コスト削減と柔軟な運用が可能です。」

ポイントとしては細かいことですが、顧客の迷いを少しでも減らすためにぜひ実践してみてください。

顧客ごとにカスタマイズした事例や実績を提示する

営業メール作成のポイント6つ目は、顧客ごとにカスタマイズした事例や実績を提示することです。

どんなに魅力的なサービスでも、自社に似た企業の事例がなければ導入のハードルは高まるばかりです。顧客にとって自社の商品やサービスがどのように役立つかを具体的に示すために、同業種や似た課題をもつ他社の事例や実績を紹介しましょう。

具体例

「貴社と同じ製造業である〇〇社では、弊社の『△△システム』を導入いただき、生産効率が30％向上しました。」
「類似業界の□□社では、弊社サービスを利用してオンライン販売が50％増加しております。」
「先日、貴社と同規模の◇◇社にて、コスト削減に成功した事例がございます。」

もし公開されている事例ページがあれば、URLを一緒に記載しておくとより詳細な情報を見てもらうことができます。

提案への関心と信用度を高めるためにも、顧客ごとにカスタマイズした事例や実績を提示しましょう。

詳細がわかるサービス資料を添付しておく

営業メール作成のポイント7つ目は、詳細がわかるサービス資料を添付しておくことです。

サービスのことが何もわからない状態で、商談で詳しく話を聞こうとはなかなか思ってもらえません。顧客に見てほしいサービス資料を添付して、少しでも商談までのハードルを下げていきましょう。

文章例

ネクストアクションを明確に記載する

営業メール作成のポイント8つ目は、ネクストアクションを明確に記載することです。

営業メールの最後に、顧客に望む次の行動を具体的に示すことで、返信やアクションを起こしてもらいやすくなります。相手が何をすれば良いのか明確に伝えることで、商談の進展を促進することができます。

具体例

「つきましては、一度お時間をいただき、詳細をご説明させていただければと存じます。ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。」
「デモンストレーションの機会をいただければ幸いです。来週のご予定はいかがでしょうか。」
「無料の相談会を実施しております。ご興味がございましたら、こちらのリンクよりお申し込みください。」

ネクストアクションを明確に記載することで、顧客とのコミュニケーションが円滑になり、ビジネスチャンスの拡大につながります。

アポイントの日程は複数の日程を提示する

営業メール作成のポイント9つ目は、アポイントの日程は複数の日程を提示することです。

顧客にアポイントを依頼する際は、こちらの都合だけを伝えるのではなく、複数の日程を提示しましょう。これにより顧客のやり取りの手間を減らし、スムーズなアポイントメント設定が可能になります。

具体例

また、「ご都合の良い日時をお知らせください」など相手の都合に配慮する言葉を添えることで、相手も提案しやすくなります。

返信を促す締めの言葉を入れる

営業メール作成のポイント10個目は、返信を促す締めの言葉を入れることです。

丁寧で配慮のある表現を用いて、相手に負担をかけずに返信を誘導することが重要です。

具体例

「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」
「ご都合の良いお時間をお知らせいただけますと幸いです。」
「○○様からのご返信を心よりお待ちしております。」

返信を促す締めの言葉を入れることで、相手に次の行動を促し、コミュニケーションの円滑化を図ることができます。相手の立場に立って配慮した表現を心がけることが大切です。

あわせてお読みください

本記事とあわせて、営業力を高めるための新規開拓チェックリストをぜひご活用ください。新規開拓で生産性を向上させ、成果を高めるためのチェックリストです。営業パーソンや営業組織が持つべき基本的なスタンス、起こすべき行動から、実際の営業活動で実施すべき項目までまとめています。

共通して使える営業メール作成のポイント

ここからは、新規開拓営業のメール以外でも共通して使えるポイントを３つお伝えします。

• 文章は端的でわかりやすく書き、箇条書きを活用する
• 読まれやすい曜日・時間帯にメールを送信する
• メールの構成テンプレートを作成しておく

それぞれ解説します。 

文章は端的でわかりやすく書き、箇条書きを活用する

1つ目のポイントは、文章は端的でわかりやすく書き、箇条書きを活用することです。

ビジネスメールでは、限られた時間の中で相手に情報を伝える必要があります。冗長な表現を避け、簡潔で明瞭な文章を書くことが重要です。

また、箇条書きを活用することで、情報を整理し、視覚的にも読みやすいメールを作成することができます。

具体例

文章を端的でわかりやすく書き、箇条書きを活用することで、相手にとって理解しやすいメールとなります。この３つのポイントを実践して、相手に負担の少ないメール文章を作成しましょう。

読まれやすい時期や時間帯にメールを送信する

ポイント2つ目は、読まれやすい時期や時間帯にメールを送信することです。

営業メールの効果を最大化するためには、相手がメールを受け取りやすく、読んでもらいやすいタイミングで送信することが重要です。業界特有の繁忙期、相手の忙しい時間帯や迷惑になり得る時間を避け、メールの開封率や返信率を向上させる工夫をしましょう。

業界によって繁忙期は異なるため、調べてみることをおすすめします。細やかな配慮が信頼関係の構築にも寄与しますので、送信タイミングにも十分注意を払いましょう。

メールの構成テンプレートを作成しておく

営業メールを効率的に作成し、かつ品質を一定に保つためには、あらかじめメールの構成テンプレートを用意しておくことが有効です。

テンプレートを作成しておくことで、毎回ゼロから文章を考える手間を省き、必要な部分だけをカスタマイズするだけで済むため時間の節約になります。また、統一感のあるメールを送ることで、企業としての信頼性を高めることができます。

セレブリックスのインサイドセールス部門では、メールのテンプレートをポータルサイトにまとめており、さまざまなパターンに分けてメールを効率的に作成できるようにしています。

セレブリックスのメールテンプレート集

テンプレートを使用するときは、以下の2つの点に注意しましょう。

• 顧客に合わせたカスタマイズを忘れない
• 個人情報の取り扱いに注意して、企業名や名前など送信前に必ず確認をする
  
  

これらに注意してテンプレートを活用すれば、品質の高い営業メールを効率的に作成することができます。

まとめ

営業メールの返信率を高めるためには、内容を工夫し、お客様にとって価値のある情報を提供することが重要です。本記事でご紹介したテクニックやパターン別のテンプレートを活用して、効果的な営業メールを送り、ビジネスチャンスを広げましょう。

営業メールの改善は、売上向上につながる大きな一歩です。セレブリックスは、長年にわたり多くの企業の営業活動を支援してきた実績があります。

営業に関することでお困りな点がありましたら、セレブリックスにぜひご相談ください。まずは現状のお話を聞かせていただいた上で、最適な解決策をご提案いたします。