Google Workspace(GSuite)事例_社員教育やトレーニングでの活用方法

今回のコラムテーマは 「 社員教育 × Google Workspace 」 です。規模の大小や頻度、内容は企業ごとに異なるものの、社員教育を全くしないという企業は少ないのではないでしょうか？

代表的なもので言えば、内定者・新入社員・若手社員・リーダーや課長職研修といった階層別の研修があり、技能別では営業研修・コーチング研修・プレゼンテーション研修といったものがあります。その研修や教育の方法としては、OJTで現場手動型で実施したり、集合研修やｅラーニングなど多岐にわたります。

この社員教育という業務に対して、Google Workspaceを有効活用することで、

• 教育効果を高める
• 教育効率／管理効率を向上させる

といった運営や管理者と、受講者の効率を高める取り組みが可能になるのです。実現できる「効果」を基に、アプリケーションや運用方法をご紹介していきます。

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研修後のアンケートの実施と理解度チェックの効率を高める

研修を実施した場合、多くの企業がアンケートやチェックテストを行うケースが多いと思います。一般的な運用としては、研修終了後にアンケートを紙で渡し受講者が記入、その後に回収し、Excelなどにデータを入力し集計を行う・・・といったフローが一般的です。

しかし、この方法は入力する時間など、手間や無駄な時間が多いオペレーションと言えます。Google Workspace(GSuite)のフォームとスプレッドシートであれば、アンケートの実施から集計やレポーティングまでを一元管理が可能です。フォームは、作成者の自由な形式で、アンケート項目を設計できます。

※記述式や分岐、複数選択など予め用意されている回答形式を自由に選ぶことが可能です

フォームを作成すると専用のURLが発行されますので、研修終了後に受講者にメールをすれば、後は受講者がアンケートに答え、講師の手を煩わせることなく集計が可能になるということです。回答したデータは、フォームを作成すると自動作成されるスプレッドシートに自動集計されます。

さらに、そのスプレッドシートに関数や計算式を入れておけば、自動でアンケート項目ごとにグラフを作成できたり、回答率や解析用データを算出することなどが実現できます。この方法を活用すれば、同様に研修後の課題等をフォームで作成し、受講者にテストを受けさせるという運用が可能になります。

同じく、自動で回答はスプレッドシートに集計され、レポーティング含め効率的な管理が可能になるのです。

課題の提出・収集・管理に関連する業務効率を向上させる

研修を行う際、実施前や実施後に課題を与えその後提出させるというケースは良くある話です。
人数が少なければ、こうした課題提出の管理やチェックの運用に問題は発生しませんが、
受講者の人数が多くなればなるほど、その管理は煩雑になり、〇〇さんの課題が見つからない・・・といったようなことも過去に経験があるのではないでしょうか？

こうした「課題」の提出等はメールでやり取りを行うケースが多いのですが、果たしてこの方法は適切でしょうか？そもそも、メールに添付されたファイルを、ファイルサーバーの専用フォルダ等に移し替える業務も手間と時間がかかります。この作業、お気づきの通り無駄な作業が多いと言えます。

しかし、グーグルドライブ（オンラインストレージ）を活用すれば、メールのやり取りは不要です。クラウドサーバーにデータをアップロードさえすれば、受講者および講師間でファイルはリアルタイムに共有されます。課題に対するチェックや採点などもメールで返信する必要がなく、非常に効率的と言えます。グーグルドライブに関しては過去にコラムを書いておりますので詳細はそちらをご覧ください。

教育用学習ポータルサイトを作り、学習意欲と教育効果を高める

Google Workspace(GSuite)のアカウントがあれば、無料でWebサイトを制作することが可能です。

それが「サイト」というアプリケーションです。公開／限定公開などの設定も可能ですので、対象者に限定したアクセス権限の付与を行えます。この「サイト」を活用することで、教育用のポータルサイトを構築することが実現できます。自社で取り扱う製品やサービスの情報をWebサイト内にリンクで張り付けたり、ファイルをサイト内のキャビネットに保管し、閲覧／ダウンロード等させることが可能です。

教育で使用しているツールなどを網羅的にポータルサイトに登録することで、受講者は

• 学習したいときに
• 学習したい内容を
• 必要な分（時間）だけ

受講することが出来ることになります。受講者の学習意欲を損失させないためにも、このポータルサイトに訪れれば必要な情報は全て学習できる、という設計をすることが重要です。

また、サイトを活用すれば、自社内のセミナーや講座等のランディングページを作成できます。

教育用資料やツールの管理効率を高める

講師が複数いる場合や、毎年トレーナーが変わるケースなど、教育に使う資料やテキストの最新版がどこにあるかわからない！というケースや、そもそもいくつもあるファイルの中で、どのファイルが最近使用しているものなのかわからない・・・といったケースが発生してしまう場合があります。

このようなトラブルをGoogle Workspace(GSuite)のアプリケーションは解決いたします。Google Workspace(GSuite)のアプリケーションの基本は、リアルタイム更新や同時編集を可能とする点です。GSuite(Google Apps)のプレゼンテーションで投影資料や、研修資料を作成すれば、講師や管理者間で最新のバージョンをリアルタイム共有することが可能です。

1人の講師がプレゼンテーション資料を更新した場合、他の関連者にメールを送ることなく、常に最新のものが共有されるため、ミスや時間のロスを防ぐことが可能です。

オンライントレーニング環境を構築し、効率化と研修頻度の向上を図る

人数が10名までと限りはありますが、Google Workspace(GSuite)のオンラインチャットアプリ「ハングアウト」を活用すれば、ビデオチャットを行うことが可能です。遠方の拠点での研修など、講師が移動することなくオンラインでの教育研修環境を用意することができるのです。

人数が多い場合や、リアルタイムでなくてもよいという場合は、あらかじめ動画を撮影し、ユーチューブにアップし限定公開する方法などもあります。

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まとめ

いかがでしょうか、今回は教育でのGoogle Workspace(GSuite)の活用事例を紹介させて頂きましたが、実は今回紹介させて頂きましたのは本当に一部の機能でしかありません。Google Workspace(GSuite)を有効活用することが出来れば、教育効率は向上し生産性は更に高まることでしょう。

企業によって、その研修方法や講座、受講者数は異なると思いますので、状況に応じたツールの開発やシステムの設計に取り組んでいただければ幸いです。また、弊社ではこのようなGoogle Workspace(GSuite)を活用したクラウド化や仕組みづくりをご支援しています。

ご不明な点や、ご相談などあればお気軽にご相談ください。