営業をクラウド化して生産性を倍増させる方法~クラウド導入時はじめに行う７つのポイント~

今回は『営業生産を向上』させる方法の一つとして、当社の活用事例を基に【クラウド】導入を成功させる為のポイントを解説致します。

営業生産性が273%向上!!(単月の出荷品目数が2.7倍アップ)リアルタイム営業情報の把握とマッピング顧客管理機能の活用により、月間出荷量が大幅アップ!!

先ずは、以下の事例をご覧ください。

・月出荷量が導入前平均75品目⇒出荷平均205品目/月に向上
・ピュアセールタイムが増加し、顧客対面時間が最大で1.3倍に向上（帰社時間削減）
・商談現場でのタイムリーな情報入力による、リアルタイムでマネジメントが可能に
・顧客案件情報をGoogleMap上にプロットし、戦略的に日々の営業ルートを指示

上記のデータは弊社でクラウドサービスを導入したことでの結果や効能です。ご覧のように、クラウドサービスを有効活用することで、営業生産性は高まります。

クラウド導入目的は「コスト削減から売上拡大・業務効率化」

ミック経済研修所の調査によると、2013年のクラウド市場の傾向としてスマートデバイスの普及による社外から社内システムへのアクセスといった「生産性向上に繋がる」ニーズが高まり、従来のクラウドサービス採用の大きな理由のひとつだった「コスト削減」ニーズは減少し、むしろ「成長加速」「売上拡大」を促すためのクラウドサービスの導入が急速に拡大しています。

情報系Saasクラウドサービス市場においても、売上拡大や生産性向上を目的とした「SFA」「グループウェア」「CRM」の市場規模が上位を占めています。（下記グラフ参照）

 ※SFA：Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略語で、営業支援を目指したシステム
※CRM：Customer Relationship Management （カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）の略語で、顧客管理・顧客関係管理を指す

参照：http://release.nikkei.co.jp/attach_file/0351409_01.pdf
参照：http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/ActiveR/20131212/524487/  

クラウド導入で営業生産性を上げるには

「営業生産性」とは、営業パーソン１人あたりの売上高という考え方で、少ない人数で最大の効果（売上、利益）を狙う方策を検討するものです。（営業生産性を向上したい | 帝国データバンク[TDB]）

冒頭の弊社事例も営業をクラウド化することで、

①営業の非生産時間（資料準備・業務報告・営業会議）をできる限り削減し
②営業の生産時間（顧客訪問時間）を増やすことができ、生産性を2倍以上向上させることに成功しました。

クラウドの特性を理解し、業務をクラウド化する。営業会議も営業ツールも営業日報も全てクラウド化

クラウドを最大限活用し生産性を高めるには、まずクラウドの特性を理解する必要があります。 そして更に大切なことは、その特性を活用してこれまでと全く違った営業組織に変革する推進力を持つことです。

①「いつでも」・「どこでも」・「どのデバイスでも」

クラウドの大きな特性は100%WEB上で作業ができることです。つまりブラウザーとインターネット環境さえあれば、PCでもスマートフォンでもタブレットでもまるでオフィスにいるように仕事をすることができるのです。

②「強力なコミュニケーション」・「組織を超えたコラボレーション」ツール

同じクラウドサービスを活用することで、組織を超えシームレスな環境を作ることができます。
弊社では GoogleWorkspaceをGoogleドライブや、エンタープライズ向けSNSのCo-Workを活用することで社内の部署間はもちろん、社外のパートナー・クライアントとリアルタイムのコミュニケーションを実現し、業務効率を劇的に上げることができました。 参考：Google Apps For Buisiness 参考：Co-Work

③「簡単導入」「非常に安く」「直ぐに始められる」

例えば GoogleWorkspace の全機能を自社で開発し導入すると考えた場合、ハードを構築し、アプリケーションを開発し、セキュリティ等の設定をし・・と完成までの期間は1年以上、コストは億単位になると想定されます。

その部分は高度な技術を持ったクラウドベンダに委ねることで、月額0円~数百円で大企業が開発する様な、機能の充実したクラウドシステムを即日導入できるのです。    

クラウド導入時はじめに行う7つのポイント
営業生産性を倍増させるクラウド導入のポイント

上記クラウドの特性をご理解頂いた上で、クラウドを導入して営業生産性を倍増させるために、はじめに取り組んでいただきたい7つのポイントを解説いたします。

1）営業をクラウド化しよう

オンプレミスからクラウドへ。まずは多くの営業部が日報や会議資料、見積もりや請求書で活用しているExcelファイルやワード、プレゼンテーション等のパワーポイント、PDF等を全てクラウド化しましょう。
その結果ペーパーレスが実現できます。方法の詳細は今回明記しませんが、営業資料の準備やプリントアウトするルーティン作業がペーパーレスにすることで削減でき、予想以上に営業にコアセールスの時間をあてることができます。

参照：オフィススイートの比較表

2）全てのデバイスで閲覧・編集できる様に設定しよう

クラウドの「いつでも」「どこでも」「どのデバイスでも」の特性を活かす為、PC・タブレット・スマートフォンそれぞれにアプリケーションを設定し、デバイス間をシームレスに活用できる環境を作りましょう。例えばWEBブラウザであるGoogle ChromeアプリやGoogle＋ハングアウト等をそれぞれのデバイスに設定して同期します。

3）共有しよう

ファイルがアップロードされ、デバイスの設定が済みましたら、次は関係者へ共有を掛けます。 営業の案件管理表や営業日報を共有したり、会議の議事録や提案資料を共同で編集することも業務の生産性向上に繋がります。

4）営業会議や報連相をクラウド化しよう

営業の各種資料が共有されたら、営業会議や報告・連絡・相談等のコミュニケーションをクラウド化しましょう。企業向けSNS等を活用することで、会議時間の大幅削減や決裁スピードアップの効果が得られます。
弊社では社内SNSにCO-WorkをメッセンジャーにGoogle＋ハングアウトを活用しています。事前共有や報連相などの伝達、決裁事項もそこで行われる為、会議を削除できたり、会議時間の大幅短縮が計れました。

当社SNS活用事例：共有の場を持つことで2~3割生産性が向上

5）クラウドワークをしよう

3）と同時に営業報告管理表や見積書・申込書等の入力、資料作成等を隙間時間を活用し営業のクラウドワークをしましょう。オフィス以外の場所で作業ができることでコアセールスに掛ける時間を増えるのです。

6）機能を追加しよう

ポイント5）までで営業のクラウド化に成功したら、要件に応じて機能を拡張しましょう。
GoogleWorkspace を例にとりますと、
①GAS（Google Apps Script）、GAE（Google App Engine）
②3rd.Party製品③拡張機能・アプリ
等があり用途に応じてカスタマイズすることができます。これらを有効活用することで更に営業の生産性は上がります。

7）商談を2倍に増やそう

1）~6）が営業部をクラウド化する上での手順です。サービスや商材により差はありますが、これで大きく営業の生産性を向上させることができます。更にGoogle Mapに見込顧客ををプロットする等、営業手法に応じた活用をすることで訪問件数が2倍になったケースもあります。

まとめ

以上が営業をクラウド化して生産性を倍増させる為に、はじめに行う７つのポイントです。

クラウドの特性を理解し、この手順で進めれば営業部のクラウド化が実現します。その結果、生産性は大きく向上する可能性があります。しかし同時に営業現場のパラダイムシフトが起こりますので、初めは戸惑い、慣れるまで幾つかのハードルや障害があると思います。

クラウドサービスはあくまでツールであることをしっかりと認識することが重要です。GoogleWorkspace をはじめとするクラウドサービスは、導入したから必ず成果が現れるものではなく、正しい運用方法で活用することが求められます。クラウドサービスを導入することが目的にならないように、営業の生産性を高めるために無理のない運用や準備を整えるようにしてください。