ChatGPTを活用して質の高い営業日報を作成する3つのステップ

「少しでもChatGPTを業務に取り入れて効率化したい」
「日報を通して自身で課題や改善ポイントに気付けない、さらに良い気付きを得たい」

こんなお悩みをお持ちではありませんか？

営業日報は、改善点を見いだしネクストアクションを明確にすることで、自身の成長スピードを早めることができます。しかし、どのように書けば効果的な日報を作成できるのか、わからないと感じている方が多いかもしれません。

この記事では、理想の日報を作成するまでの3ステップを解説します。「生成AIツールを活用して少しでも効率化したい、自身の成長につながる質の高い営業日報を作りたい」そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ読み進めてみてください。

日報の作成手順は以下の通りです。

• ステップ①見本となる日報を探し、書くべき項目を洗い出す
• ステップ②理想の日報の項目に沿って自身で書いてみる
• ステップ③ChatGPTを活用してブラッシュアップする

ステップ①では理想の日報の探し方、ステップ②では2種類のテンプレートを用意しているので、すぐに日報作成を始められるようになっています。ぜひご活用ください。

あわせてお読みください

本記事とあわせて、「ChatGPTから欲しい回答を引き出す返信例と対話の進め方」 もご活用ください。ChatGPTから理想の回答をもらうためには、ちょっとしたコツが必要になります。本資料には、AIパスポートの資格をもつ弊社のChatGPTスペシャリストがまとめた、｢困ったときに使える返信例｣と｢ChatGPTとの対話(ラリー)の進め方の例｣を記載しています。

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ChatGPTを活用して質の高い日報を作成する3つのステップ

営業日報はその日の活動を記録し、成果を評価するためのツールです。しかし、ただ事実を羅列するだけではなく、日報を戦略的に活用することが重要です。ChatGPTを活用して日報を作成し、仮に時間が短縮できても、自身が成長できるようなヒントを得られなければ意味がありません。

この記事では、時間も短縮しつつ、自身の成長にもつながるような日報の書き方を解説します。この3つのステップを実践することで、自身の課題発見はもちろん、上司からも褒められる日報を作成できるでしょう。

• ステップ①　見本となる日報を探し、書くべき項目を洗い出す
• ステップ②　理想の日報の項目に沿って自身で書いてみる
• ステップ③　ChatGPTを活用してブラッシュアップする

ひとつひとつ解説していきます。

ステップ①見本となる日報を探し、書くべき項目を洗い出す

ステップ①は、見本となる日報を探すことです。

自身の成長スピードを早めるためには、日々改善ポイントを見つけ、明日実行できる具体的なネクストアクション(NA)を決めておく必要があります。今回は、ネクストアクションまで洗い出せる日報テンプレートを2つ用意しました。

どちらも改善策まで導き出せるテンプレートです。

とくに二つ目のテンプレートは、少し慣れるまで時間がかかりますが、問題に対して「なぜ起こったのか？」を何度も繰り返し、ボトルネックを洗い出すことができます。まずはテンプレート①から作成し、慣れてきたらテンプレート②にも挑戦してみましょう。

また、内容によって使い分けるのもおすすめです。「ずっと同じ問題を抱えているような気がする」「苦手意識がなかなか消えない」など、停滞感が拭えないときにはテンプレート②を使って真因を探ってみましょう。

ステップ②項目に沿って実際に自分で書いてみる

早速テンプレートの項目に沿って実際に書いてみましょう。テンプレート①を例に紹介します。ブラッシュアップ前提の例なので、改善の余地がある日報を作成してみました。

日報例：テンプレート①

全体的に内容が薄く、少し物足りなく感じますね。
次のステップでChatGPTを活用し、内容をブラッシュアップしていきましょう。

ステップ③ChatGPTを活用してブラッシュアップする

実際に日報を作成すると、あまり自身の問題やその理由、改善ポイントが具体的に思いつかなかったりします。そんなときはChatGPTを活用し、壁打ち相手となってもらいブラッシュアップしていきましょう。

日報で使えるChatGPTの応用方法は以下の通りです。

日報への応用方法

例えば、先ほどの日報例に以下のプロンプトを試してみようと思います。

▼プロンプト例

あなたは営業に精通する営業部長です。
以下の内容から、不足している視点や改善するためにできることがあれば教えてください。
～～日報の内容を入力～～

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プロンプトを入力したところ、このように回答が返ってきました！

▼ 生成AIの回答例

不足している視点
原因分析:
アポ数が目標に達しなかった具体的な原因（例：リードの質、スクリプトの効果、
フォローアップの不足など）を分析する視点が不足しています。
コール数が目標に達しなかった理由（例：時間管理の問題、ツールの効率性、
チームのリソースなど）を明確にする必要があります。

具体的な改善策:
「アポ取得のプロセス見直し」や「時間管理や効率化の見直し」といった
抽象的な表現ではなく、具体的なアクションプランを提示することが必要です。

KPIの設定とモニタリング:
今後の改善状況をモニタリングするためのKPIが不足しています。
具体的な目標値や評価指標を設定し、定期的にレビューする必要があります。

チームのフィードバック:
チームメンバーからのフィードバックや意見を取り入れる視点が不足しています。
実際の現場の声を反映することが重要です。

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これで日報に足りない視点や要素がわかりました。

しかし、特に分析においては「どのような質問を投げかけることでさまざまな視点から分析ができるのか」がわかりません。そのため、次にこのプロンプトを入力してみましょう。

▼プロンプト例

ありがとうございます。
分析内容を詳しく記載するために、自身にどのような質問を投げかけるべきでしょうか？

※見切れている場合は横へスクロールしてください

▼ 生成AIの回答例(一部抜粋)

営業プロセスの改善を目的とした詳細な分析を行うためには、自身に対して以下のような質問を投げかけると効果的です。
これにより、問題点を深く掘り下げ、具体的な改善策を導き出すことができます。

アポ数に関する質問
・リードの質選定したリードは適切だったか？
・高成約率のリードの共通点は何か？
・過去の成功事例から学べる点は何か？
・スクリプトの効果現在のスクリプトはどの程度効果的か？
・どの部分でリードが興味を示し、どの部分で離脱するのか？
・他の成功しているチームのスクリプトと比較して、改善点は何か？
・フォローアップフォローアップのタイミングと方法は適切か？
・フォローアップの頻度は十分か？
・フォローアップの際に、リードからどのような反応があるか？

コール数に関する質問
・時間管理コールの時間帯は効果的か？
・どの時間帯に最も多くのリードとコンタクトできているか？
・コール作業に費やす時間は適切か？
・効率化ツール現在使用しているツールは効果的か？
・自動ダイヤラーやCRMシステムの使用状況はどうか？
・他の効率化ツールを導入する余地はあるか？
・リソースの配分チーム内でのリソース配分は適切か？
・コールの割り当てや優先順位は適切か？
・チームメンバーの負担を均等に分配できているか？
・全体的なプロセスに関する質問
・データの分析過去のデータから得られる教訓は何か？
・成功したケースと失敗したケースの違いは何か？
・KPIやその他の指標は適切に設定されているか？
・チームのフィードバックチームメンバーからのフィードバックは十分に収集できているか？
・チーム全体で共有すべき成功事例や改善点は何か？
・チームメンバーのモチベーションや満足度はどうか？
・トレーニングとサポートチームメンバーに対するトレーニングは十分か？
・トレーニングの内容は実際の業務に適しているか？
・必要なサポートやリソースは提供されているか？

※見切れている場合は横へスクロールしてください

詳しく分析するための質問が幅広く出力されました。これらの質問を活用して、回答を「good」と「more」に追記していきましょう。「more」に書かれた内容から、改善策を書きだしてみてください。

そもそも日報に書くことが思いつかなかったら？

疲れているときは、日報のたたきを考える気力さえない…。そんなときもあると思います。最低限の数値だけ入力し、ChatGPTに質問を投げかけてもらいましょう。プロンプトは簡単です。目標と活動数値と併せて下記のプロンプトを入力してみてください。

▼プロンプト例

以下は本日の営業活動のプロセス数字です。これらの数字を基に振り返りを行い、日報を作成します。
振り返りに最適な質問を10個ください。

目標： アポ数：目標8件/トレンド目標7件/実績4件 
コール数：目標490件/トレンド目標400件/実績421件

本日の活動：
コール数：目標75件/実績82件 
コンタクト数：目標12件/実績21件
アポ数：目標2件/実績2件

※見切れている場合は横へスクロールしてください

▼ 生成AIの回答例

営業日報に記載する内容を思いつくための質問を以下に10個挙げます：

1.本日の営業目標に対して、どの程度達成できましたか？具体的な数字や差異について教えてください。
3.目標と実績の差異が生じた要因は何ですか？特定の障害や成功要因があれば教えてください。
4.本日のコール数（75件）を超えて82件を達成できた理由や工夫したポイントは何ですか？
5.目標のアポ数（2件）に対し、実績2件を達成した成功要因は何ですか？具体的なエピソードがあれば教えてください。
6.コンタクト数が目標（12件）を大きく上回った（21件）背景には何がありましたか？
7.本日対応した中で特に印象に残った顧客や案件はありましたか？その理由も含めて教えてください。
8.今後の営業活動に生かせる教訓や改善点があれば教えてください。
9.本日の営業活動で使用したツールや資料が有効だったかどうか、またその理由を教えてください。
10.チームメンバーや上司から受けたサポートやアドバイスで効果があったものはありますか？
10.明日の営業活動に向けての準備や心構えとして、特に注意したい点や意識したい点は何ですか？

これらの質問に答えることで、日報に記載するべき内容が明確になるでしょう。

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質問さえあれば、あとは回答して日報に記載するだけです。疲れているときでも質の高い日報を作成できるように、ChatGPTを活用してみてください。考えていることをそのままプロンプトとして書いてもOKなので、普段の業務でも｢進まなかったらとりあえずChatGPTに聞いてみる」を習慣にしてみるのがおすすめです。

セレブリックスで日報のアウトプット量が多い人にコツを伺ったところ、日々気付いたことはすぐメモをしてストックしているそうです。一日の終わりに思いだそうとしても難しいと感じている方は、ぜひ試してみてください。

あわせてお読みください

本記事とあわせて、「ChatGPTから欲しい回答を引き出す返信例と対話の進め方」 もご活用ください。ChatGPTから理想の回答をもらうためには、ちょっとしたコツが必要になります。本資料には、AIパスポートの資格をもつ弊社のChatGPTスペシャリストがまとめた、｢困ったときに使える返信例｣と｢ChatGPTとの対話(ラリー)の進め方の例｣を記載しています。

できれば、上司や同僚にチェックしてもらいフィードバックをもらおう

可能であればChatGPTだけで終わらせず、日報を上司や同僚に見てもらい、直接フィードバックがもらえたら最高です。現場や商材に詳しく、知見のある人のフィードバックに勝るものはありません。自身で気づくことも重要ですが、定期的に第三者からの意見を聞いて新しい視点を取り入れましょう。

また、ほかの人はどんな風に書いているのか知りたいときは、以下の方法で探してみましょう。

• 上司や同僚に「日報に力を入れている人はいないか」聞いてみる
• WebやSNS、YouTubeで検索してみる
• 日報の専門書籍を読んでみる
• amazon の Kindle Unlimited など、書籍の読み放題サービスで検索してみる
• 会社のコミュニケーションツール内 (SlackやChatworkなど) で日報の投稿を検索してみる

テンプレート②の書き方や例については下記の記事で詳しく紹介しています。気になる方はぜひご覧ください。

まとめ

質の高い営業日報を作成する方法を3つのステップで解説しました。

• ステップ①見本となる日報を探し、書くべき項目を洗い出す
• ステップ②理想の日報の項目に沿って自身で書いてみる
• ステップ③ChatGPTを活用してブラッシュアップする

日報作成の参考になれば幸いです。