残業だらけだった営業担当者が実践した営業効率化のコツ15選

「時間をかける必要がない業務にたくさん時間をとられている気がする・・」
「営業業務を効率化させたいけど、何から手をつけていいのかわからない」
 
そんなお悩みをお持ちではありませんか？

この記事では、営業の業務を効率化するテクニックを15個ご紹介します。
 
時間のかかりやすい顧客のリサーチや分析、資料作成やメール作成など、実際にセレブリックスの営業パーソンが利用しているテクニックをまとめました！
 
成果に直接つながりにくいタスクの作業時間は短縮したいけど、成果や質は落としたくない。そんな方はぜひ最後までご覧ください。

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本記事とあわせて、営業力を高めるための新規開拓チェックリストをぜひご活用ください。新規開拓で生産性を向上させ、成果を高めるためのチェックリストです。営業パーソンや営業組織が持つべき基本的なスタンス、起こすべき行動から、実際の営業活動で実施すべき項目までまとめています。

営業業務を効率化するテクニック15選！

コールや資料作成、メールの返信や社内調整など、やることが無限にある営業の仕事。気を抜いたらいくらでも残業できてしまいます。

業務をこなすだけで疲れ切ってしまっていると、日々足りていない部分としっかり向き合う余裕は出てきません。できるところから少しずつ効率化していきましょう。

ご紹介する営業の効率化テクニックは、ChatGPTなど生成AIを活用できるものを中心に、実務ですぐに使える方法をそろえました！

1. 生成AIを活用して顧客について情報収集する
2. 生成AIを活用して顧客のビジネスモデルを理解する
3. 生成AIを活用して顧客の業界トレンドを把握する
4. 生成AIを活用してPEST分析を行う
5. 生成AIを活用して法律を理解する
6. 生成AIを活用してキーパーソンの課題の仮説を立てる
7. 生成AIを活用して想定される顧客のボトルネックや質問を用意する
8. 生成AIを活用して商談での質問事項を用意する
9. メールのフォーマット化、パターン別でテンプレート化する
10. よく使う企画書はまとめたスライドを用意してなるべく引用する
11. アポイント獲得後のチェックリストを作る
12. 生成AIを活用して商談メモまたは文字起こし情報をもとに議事録を作成する
13. 生成AIを活用して商談後のお礼メール文章の作成
14. SFAにアポイント状況をわかりやすくメモしておく
15. 固定の作業は時間を決めてスケジュールに入れておく

画像のように、営業プロセス順に解説していきます。

さっそくひとつひとつ見ていきましょう！

①生成AIを活用して顧客の情報収集をする

効率化のテクニック1つ目は、生成AIを活用して顧客の情報収集をすることです。

効果的な営業活動を行うためには、ターゲットとなる顧客企業について詳細な情報を収集し、理解することが重要です。

一方で、リサーチに毎回時間がかかってしまう方も多いのではないでしょうか？ChatGPTを活用すれば、複数の媒体からまとめて情報を抽出してくれます。

ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

あなたはベテランのリサーチャーです。
以下のWEBページの企業について、丁寧にブラウジングを行い、下記観点で情報集約をしてください。

#調査対象
対象企業：＜入力箇所＞
観点：＜入力箇所＞　（例 経営方針／事業戦略／組織・人事方針／持続可能性（SDGsやESG）／財務状況・業績目標／顧客・市場戦略／リスク管理・コンプライアンス／テクノロジー活用・イノベーション）

#条件
・特に記載がない場合は勝手に推察するのではなく「記載なし」と回答
・企業ページ以外にもプレスリリースやIR、ニュース、中期経営計画などの情報も参照する
・それぞれの事実は、引用先の情報ソースやURLを付与する

■実例

あなたはベテランのリサーチャーです。
以下のWEBページの企業について、丁寧にブラウジングを行い、下記観点で情報集約をしてください。

#調査対象
対象企業：株式会社セレブリックス　セールスカンパニー
観点：経営方針

#条件
・特に記載がない場合は勝手に推察するのではなく「記載なし」と回答・企業ページ以外にもプレスリリースやIR、ニュース、中期経営計画などの情報も参照する
・それぞれの事実は、引用先の情報ソースやURLを付与する

■回答例

実際の回答リンクはこちら(ChatGPTの回答が見れます)

※使用ツール：ChatGPT

このプロンプトを利用する際は、

• 取得した情報が古いものではなく、最新かつ正確であることを確認する
• 公開されている情報であることを確認する

上記の2点に注意しましょう。

ChatGPTを活用すれば、効率的に必要な情報を集めることができます。ぜひ、日々の営業活動に取り入れてみてください。

②生成AIを活用して顧客のビジネスモデルを理解する

営業活動を成功させるための効率化テクニック2つ目は、生成AIを活用して顧客のビジネスモデルを理解することです。

効果的な提案を行うためには、顧客のビジネスモデルを深く理解することが重要です。業界の収益源や料金体系など、特定の業界のビジネスモデルをざっくり知りたい場合には生成AIの活用がおすすめです。

ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

 
■プロンプト例

あなたはベテランリサーチャーです。
以下の業界や事業のビジネスモデルについて教えてください。
具体的には、以下の点について詳しく知りたいです。

・この業界の主な収益源や料金体系はどのようなものがありますか？
・また、それらはどのように顧客からお金をもらってビジネスが成り立っていますか？

対象業界・事業：＜入力項目＞

 
 
■実例

あなたはベテランリサーチャーです。
以下の業界や事業のビジネスモデルについて教えてください。
具体的には、以下の点について詳しく知りたいです。

・この業界の主な収益源や料金体系はどのようなものがありますか？
・また、それらはどのように顧客からお金をもらってビジネスが成り立っていますか？

対象業界・事業：営業代行

■回答例

続きの回答はこちら

※使用ツール：ChatGPT

ChatGPTを活用することで、顧客の業界や事業のビジネスモデルを効率的に理解できます。これにより、顧客のビジネスに即した提案が可能になり、商談の成功率が高まります。

リサーチの際はぜひこのプロンプトを使用してみてください。

③生成AIを活用して 顧客の業界トレンドを把握する

営業活動を成功させるための効率化テクニック3つ目は、生成AIを活用して 顧客の業界トレンドを把握することです。

業界トレンドを理解することで、顧客が直面している課題や将来の展望を把握できます。それにより、顧客にとって価値のある情報提供や提案が可能になり、商談がスムーズに進みます。

顧客の業界トレンドを調べたいときは、生成AIを活用して幅広く洗い出してみましょう。プロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

あなたはベテランリサーチャーです。
下記の事業の事業戦略を描く際に必要な情報として、事象やトレンド、今後の見通しについて把握をしたいと思っています。下記の条件を満たしてアウトプットをしてください。

対象事業・商材：営業代行サービス
条件1，その業界に営業としてアプローチする上で、知っておくべき事象を取り上げる
条件2，具体的な事象を交えて客観性を担保したものである

■実例

あなたはベテランリサーチャーです。
下記の事業の事業戦略を描く際に必要な情報として、事象やトレンド、今後の見通しについて把握をしたいと思っています。下記の条件を満たしてアウトプットをしてください。

対象事業・商材：営業代行サービス
条件1，その業界に営業としてアプローチする上で、知っておくべき事象を取り上げる
条件2，具体的な事象を交えて客観性を担保したものである

■回答例

続きの回答はこちら

※使用ツール：ChatGPT

リサーチに生成AIを活用することで、効率的に最新の業界情報を入手できます。業界トレンドを調べる際はぜひこのプロンプトを使用してみてください。

④生成AIを活用してPEST分析を行う

営業活動を成功させるための効率化テクニック4つ目は、生成AIを活用してPEST分析を行うことです。

PEST分析とは、

• 政治的（Political）
• 経済的（Economic）
• 社会的（Social）
• 技術的（Technological）

な要因を体系的に整理し、外部環境がビジネスに及ぼす影響を分析する手法です。

顧客の業界環境を深く理解することで、業界全体の動向や外部要因を把握し、より的確な提案が可能になります。

PEST分析を行うときは生成AIを活用して効率的に分析を進めてみましょう。ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

あなたはベテランのリサーチャーです。
下記業界・事業でPEST分析を実施してください。
私は下記のサービスの営業担当として、ターゲットのニーズや関心事を知りたいと思っています。

#シチュエーション
ターゲット対象業界・事業：＜入力箇所＞
自社商材：＜入力箇所＞
解決できる課題：＜入力箇所＞
メリット：＜入力箇所＞

特に以下のポイントに焦点を当てて詳細な分析を行ってください。
1．政治的要因
2. 経済的要因
3. 社会的要因
4. 技術的要因

#条件
・"ポジティブな要素＝追い風"と"ネガティブな要素＝向かい風"に分けて記載する
・そのターゲットにアプローチする上で、自社サービスのニーズに関係がある事象も考慮して取り上げる
・具体的な事象を交えて客観性を担保したものである
・表形式でアウトプット

■実例

あなたはベテランのリサーチャーです。
下記業界・事業でPEST分析を実施してください。
私は下記のサービスの営業担当として、ターゲットのニーズや関心事を知りたいと思っています。

#シチュエーション
ターゲット対象業界・事業：クラウド人事労務ソフト
自社商材： 営業代行サービス
解決できる課題：営業人員や営業ノウハウの不足
メリット：採用や育成にかかる費用や工数を削減できる
　　　　　外部の営業ノウハウを取り入れることができる

特に以下のポイントに焦点を当てて詳細な分析を行ってください。
1．政治的要因
2. 経済的要因
3. 社会的要因
4. 技術的要因

#条件
・"ポジティブな要素＝追い風"と"ネガティブな要素＝向かい風"に分けて記載する
・そのターゲットにアプローチする上で、自社サービスのニーズに関係がある事象も考慮して取り上げる
・具体的な事象を交えて客観性を担保したものである
・表形式でアウトプット

■回答例

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※使用ツール：ChatGPT

PEST分析に生成AIを活用すれば、効率的に分析を実施でき、業務効率の向上につながります。ぜひ、日々の営業活動に取り入れてみてください。

⑤生成AIを活用して法律を理解する

営業の効率化テクニック5つ目は、生成AIを活用して関連する法律を理解することです。

商談で提案に関連する法律や規制を正しく理解することは非常に重要です。しかし、法律は複雑な内容が多く、理解するのに時間がかかってしまう方も多いのではないでしょうか？

そこでChatGPTを活用して、法律をわかりやすく解説し、理解を深める方法をご紹介します。

■プロンプト例

＜入力箇所＞法について中学2年生でもわかるように教えてください。

#アウトプットフォーマット
概要：
制定目的：
制定年・制定者(法律管理者)：
規制やルール：
法律の対象者：
違反した際の罰則：

#条件
重要な条項が複数ある場合は、上記のアウトプットフォーマットを繰り返してアウトプットしてください。

 
 
■実例

労働基準法について中学2年生でもわかるように教えてください。

#アウトプットフォーマット
概要：
制定目的：
制定年・制定者(法律管理者)：
規制やルール：
法律の対象者：
違反した際の罰則：

#条件
重要な条項が複数ある場合は、上記のアウトプットフォーマットを繰り返してアウトプットしてください。

 
 
■回答例

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※使用ツール：ChatGPT

法律の内容は更新されている可能性があります。

ChatGPTから得た情報をそのまま鵜呑みにせず、必ず公式の法律情報や専門家の意見を参考にして、最新かつ正確な情報であることを確認しましょう。

ChatGPTを活用すれば、難しい法律の内容もわかりやすく解説してもらうことができます。ぜひ、日々の営業業務に今回ご紹介したプロンプトを取り入れてみてください。

⑥生成AIを活用してキーパーソンの課題の仮説を立てる

営業活動を成功させるための効率化テクニック6つ目は、生成AIを活用してキーパーソン（意思決定者）の課題の仮説を立てることです。

キーパーソンの課題の仮説を立てることで、相手の役割や業務内容、直面している課題を把握でき、相手の立場に立った提案やアプローチが可能になります。

ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

あなたは【以下のシチュエーション】のベテラン社員として振る舞ってください。
以下の項目についてできるだけ生々しく具体的で、その人と話したときに「よく知っているね」と言われるようなものを教えてください。

#シチュエーション
業界または事業：＜入力箇所＞
部署・役職：＜入力箇所＞

#アウトプット形式
役割：
ミッション：
具体的な業務内容：
課題やお困りごと：

 
■実例

あなたは【以下のシチュエーション】のベテラン社員として振る舞ってください。
以下の項目についてできるだけ生々しく具体的で、その人と話したときに「よく知っているね」と言われるようなものを教えてください。

#シチュエーション
業界または事業：アウトソーシング
部署・役職：営業部長

#アウトプット形式
役割：
ミッション：
具体的な業務内容：
課題やお困りごと：

■回答例

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※使用ツール：ChatGPT

指示をする際にアウトプット形式を指定することで、より具体的な回答を出力させることができます。キーパーソンの課題を調べる際はぜひこのプロンプトを使用してみてください。

⑦生成AIを活用して想定される顧客のボトルネックや質問を用意する

営業活動を成功させるための効率化テクニック7つ目は、生成AIを活用して想定される顧客のボトルネックや質問を用意することです。

商談時のボトルネックや顧客からの懸念点を事前に把握し、適切な対処方法を準備しておくことは、成約率を高めるためにも非常に重要です。ここでも生成AIを活用して効率的にヒントを探しにいきましょう。

プロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

私は営業のプロフェッショナルです。
本商材に関する営業をする上で、商談時のボトルネックを払拭しておきたいので、
提供するサービスに関連する懸念材料、想定される質問、障壁となる観点、について洗い出してください。

#条件
・5～10個挙げる
・それぞれのボトルネックに対する払拭の方向性を示す

#商材情報
商材カテゴリ：＜入力箇所＞
解決できる課題：＜入力箇所＞

■実例

私は営業のプロフェッショナルです。
本商材に関する営業をする上で、商談時のボトルネックを払拭しておきたいので、
提供するサービスに関連する懸念材料、想定される質問、障壁となる観点、について洗い出してください。

#条件
・5～10個挙げる
・それぞれのボトルネックに対する払拭の方向性を示す

#商材情報
商材カテゴリ：営業代行サービス
解決できる課題：営業人員や営業ノウハウの不足
メリット：採用や育成にかかる費用や工数を削減できる
　　　　　外部の営業ノウハウを取り入れることができる

■回答例

続きの回答はこちら

※使用ツール：ChatGPT

このように、生成AIを活用して商談時に想定されるボトルネックを効率的に洗い出すことで、それぞれの懸念点に対する対処方法を得ることができます。

⑧生成AIを活用して商談での質問事項を用意する

営業活動を成功させるための効率化テクニック8つ目は、生成AIを活用して商談での質問事項を用意することです。

商談を成功させるためには、事前に効果的な質問を準備し、顧客のニーズや課題を深く理解することが重要です。この時にどんな質問を用意すべきか、生成AIを活用して効率的に準備しましょう。

ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと実例、出力された回答例をご紹介します。

 ■プロンプト例

あなたは営業のプロフェッショナルです。
以下のシチュエーションにて新規営業をするのですが、その際に商談で投げかけるべき質問をSPIN話法に沿って考えてください。

#シチュエーション
自社商材・サービスカテゴリ：＜入力箇所＞
解決できる課題：＜入力箇所＞
商談相手：＜入力箇所＞
商談相手の業界や特徴：＜入力箇所＞

#条件
・表面的な状況確認に加えて、それらの「なぜ」や「経緯」や「背景」など深掘りする質問もする
・1つの質問カテゴリにつき10～15個の質問を目安とする
・話し言葉で自然な日本語の表現を心掛ける

#SPIN話法の定義
S（Situation）：状況 - 顧客の現在の状況や背景に関する質問をします。これにより、顧客のニーズや問題点を理解するための基盤が築かれます。
P（Problem）：問題 - 顧客が直面している問題や課題に関する質問を行います。これにより、顧客が解決を求めている具体的な問題点を特定します。
I（Implication）：影響 - 問題が解決されなかった場合に生じる可能性のある影響についての質問をします。これにより、顧客にとっての問題の深刻さや緊急性を浮き彫りにします。
N（Need-payoff）：ニーズの達成 - 解決策や製品が顧客の問題をどのように解決し、価値を提供するかについての質問を行います。

■実例

あなたは営業のプロフェッショナルです。
以下のシチュエーションにて新規営業をするのですが、その際に商談で投げかけるべき質問をSPIN話法に沿って考えてください。

#シチュエーション
自社商材・サービスカテゴリ：営業代行サービス
解決できる課題：営業人員や営業ノウハウの不足
メリット：採用や育成にかかる費用や工数を削減できる
　　　　　外部の営業ノウハウを取り入れることができる

商談相手：企業の営業部門責任者や経営層
商談相手の業界や特徴：ITベンチャー企業、リソースが限られつつも売上拡大を図りたい企業

#条件
・表面的な状況確認に加えて、それらの「なぜ」や「経緯」や「背景」など深掘りする質問もする
・1つの質問カテゴリにつき10～15個の質問を目安とする
・話し言葉で自然な日本語の表現を心掛ける

#SPIN話法の定義
S（Situation）：状況 - 顧客の現在の状況や背景に関する質問をします。これにより、顧客のニーズや問題点を理解するための基盤が築かれます。
P（Problem）：問題 - 顧客が直面している問題や課題に関する質問を行います。これにより、顧客が解決を求めている具体的な問題点を特定します。
I（Implication）：影響 - 問題が解決されなかった場合に生じる可能性のある影響についての質問をします。これにより、顧客にとっての問題の深刻さや緊急性を浮き彫りにします。
N（Need-payoff）：ニーズの達成 - 解決策や製品が顧客の問題をどのように解決し、価値を提供するかについての質問を行います。

■回答例

続きの回答はこちら

※使用ツール：ChatGPT

このように生成AIを活用することで効率的に質の高い質問一覧を作成することができます。商談での質問事項を用意する際はぜひこのプロンプトを活用してみてください。

⑨メールのフォーマット化、パターン別でテンプレート化する

効率化のテクニック9個目は、メールの返信テンプレートをパターン別で作成しておくことです。

1日に何度も送るメールには同じようなやりとりが多くあるはずです。一部を変更すればすぐ送れるように、土台となるテンプレートを作成しておきましょう。

パターン例

• 日程調整
• 資料送付
• 追客
• お断り
• よくある質問

セレブリックスでは、テンプレートを項目ごとに複数パターン用意しています。

複数回同じような質問が来たときは、ケーススタディ的なメールテンプレートを作成し、同じパターンの問い合わせ時に活用。メンバー全員が閲覧できる場所にためるようにしています。

すでに上司がチェックした内容をテンプレート化することで、上司のメール文章の確認時間も大きく短縮できます。

⑩よく使う企画書はまとめたスライドを用意してなるべく引用する

営業の効率化10個目は、よく使う企画書はまとめたスライドを用意してなるべく引用することです。

顧客ごとに作成する企画書は、営業プロセスのなかでもとくに時間を消費しやすい作業です。なるべく時間を短縮させるために、すぐに利用したいページを取り出せるまとめスライドを作成しておきましょう。

セレブリックスで実際に使用しているまとめページ

サービスが多い場合は、画像左側の赤枠の部分のように一枚表紙を差し込んでおいて、サービスごとにセクション分けしておくのもおすすめです。

まとめスライドを活用して、企画書作成の時間を短縮しましょう。

⑪アポイント獲得後のチェックリストを作る

 
営業の効率化11個目は、アポイント獲得後のチェックリストを作ることです。

これはセレブリックスのインサイドセールス担当者が「とくに効率化につながった！」と言っていたテクニックです。

アポイントを獲得したあとのタスクは意外とたくさんあるので、個人で管理しているとどうしても抜け漏れが発生しやすくなります。そのため、以下の画像のように「アポイント獲得後」のTODOを洗い出して表を作成し、それぞれ完了したらチェックをつけていくスタイルがおすすめです。

さらに、自分にメンバーがいる場合は担当者別にシートを作成することで、同時にメンバー進捗管理もしやすくなります。次何をするのか？と迷う時間を減らせるので、ぜひ実践してみてください。

上記のシートをそのまま活用できるスプレッドシートをご用意しました。ご自身のカテゴリーを追加するなどしてぜひご利用ください。 

チェックリストのスプレッドシートリンクはこちら(複製してご利用ください)
 

⑫生成AIを活用して商談メモまたは文字起こし情報をもとに議事録を作成する

営業の効率化テクニック12個目は、生成AIを活用して商談メモまたは文字起こし情報をもとに議事録を作成することです。

商談後の議事録作成は、情報共有や次のアクションを明確にするために不可欠です。しかし、録音データやメモから正確かつ効率的に議事録を作成するには時間と労力がかかります。

生成AIを活用することで、商談の文字起こしデータから迅速かつ正確に議事録を作成することができます。以下に、その方法とプロンプトの例をご紹介します。

※「MiiTel(ミーテル)」や「pickupon(ピクポン)」といったツールを使うことによって、商談内容の録音や自動で文字起こしの作成が可能です。

■プロンプト例

商談の議事録を作成してください。
#目的
精度の高い議事録を作成したい。
#ロール
あなたは、議事録の専門家です。
#制約条件
・以下の＃文字起こしデータに従って議事録作成を行う。
・出力については必ず#出力形式 に従って行うものとする。
** 入力箇所 ***
#文字起こしデータ
{文字起こしデータをここに記載}
****
#出力形式
議事録
#日付:
#出席者: 
#商談結果: 
#ネクストアクション:
#アポイント背景:
#利用イメージ
##[利用イメージ1を入力]
##[利用イメージ2を入力]
#決定事項:
##[決定事項1を入力]
##[決定事項2を入力]
##[決定事項3を入力]
###注意: 議事録は正確性を重視するため、可能な限り詳細な情報を含めるようにしてください。また、参加者の発言や意見の表現については、できるだけ原文通りに記載するようにしてください。

■実例

商談の議事録を作成してください。
#目的
精度の高い議事録を作成したい。
#ロール
あなたは、議事録の専門家です。
#制約条件
・以下の＃文字起こしデータに従って議事録作成を行う。
・出力については必ず#出力形式 に従って行うものとする。
** 入力箇所 ***
#文字起こしデータ
[2023年10月15日 10:00～11:00]
参加者:
自社：田中太郎（営業部長）、佐藤花子（営業代行サービス担当）
先方：山本一郎（取締役）、鈴木美恵（マーケティング部長）
商談内容:
田中：「本日はお時間をいただきありがとうございます。弊社の営業代行サービスについてご紹介させていただきます。」
山本：「こちらこそ、よろしくお願いします。現在、営業活動にいくつかの課題があるので、その解決策を伺いたいと思っています。」
田中：「ぜひお力になれると思います。具体的には、どのような課題がございますか？」
鈴木：「営業チームのリソースが不足していて、新規顧客のアプローチやアポイントの確保が難しい状況です。また、営業活動の効率化も課題ですね。」
佐藤：「それは大変ですね。弊社の営業代行サービスでは、ターゲットとなる企業へのアプローチや商談設定を効率的に行うことができます。新規顧客の開拓やアポイントの安定確保にも効果があります。」
山本：「確かに、その点が解決できると非常に助かります。営業活動の効率化と安定性が確保できれば、非常に助かります。」
佐藤：「はい、私たちのサービスはフルサポート型で、営業活動のすべての工程をお手伝いできますので、貴社の営業活動をしっかりサポートいたします。」
田中：「これまでにも多くの企業様に導入いただいており、特にアポイントの安定性と営業リソースの確保において高い評価をいただいています。」
山本：「それはありがたいですね。導入事例を拝見したいのですが、資料をいただけますか？」
田中：「もちろんです。後ほど、詳細な資料をお送りいたします。」
****
#出力形式
議事録
#日付:
#出席者: 
#商談結果:
#ネクストアクション:
#アポイント背景:
#利用イメージ
##[利用イメージ1を入力]
##[利用イメージ2を入力]
#決定事項:
##[決定事項1を入力]
##[決定事項2を入力]
##[決定事項3を入力]
###注意: 議事録は正確性を重視するため、可能な限り詳細な情報を含めるようにしてください。また、参加者の発言や意見の表現については、できるだけ原文通りに記載するようにしてください。

■回答例

   
続きの回答はこちら！

※使用ツール：ChatGPT

生成AIを活用することで、効率的に議事録を作成できます。

文字起こしの場合は、まず文字起こしを生成AIで誤字脱字などをきれいにしてからこのプロンプトを使うのがおすすめです。ぜひ活用してみてください。

⑬生成AIを活用して商談後のお礼メール文章の作成

営業活動を成功させるための効率化テクニック13個目は、ChatGPTを活用して商談後のお礼メールを作成することです。

生成AIを活用すれば、議事録の内容に沿ってカスタマイズされたメールの文章を作成することができます。ここからは、すぐに活用できるプロンプトのフォーマットと出力された回答例をご紹介します。

■プロンプト例

※上記の議事録に続けて指示をします。
上記の議事録をもとに、先方へお礼のメールを送りますので、そのメール作成を行ってください。

#条件
・日本のビジネス習慣に適したメールを心掛ける
・商談結果に基づき、適切なコミュニケーションを心掛ける
・商談機会をいただけたことについてお礼を伝える
・ネクストアクションやタスクがあれば、その期日と共に明記する

■回答例

※使用ツール：ChatGPT

続きの回答はこちら（タイトルは「効率化テクニック⑫生成AIを活用して商談メモまたは文字起こし情報をもとに議事録を作成する」になっていますが、続きの回答で確認できます)

商談後のお礼メールは、顧客との信頼関係を築く重要なコミュニケーション手段です。ChatGPTを活用すれば、効率的に質の高いメールを作成できます。

ぜひこのプロンプトを活用して商談のお礼メールを送ってみてください。

⑭SFAにアポイント状況をわかりやすくメモしておく

営業の効率化テクニック14個目は、SFAのメモをわかりやすく書いておくことです。

日々多くのお客様を管理していると、ひとつひとつのお客様の状況をつい忘れてしまいます。そのアポイントを進めていく際に、将来の自分やほかの営業メンバーを迷わせないためにも、いつもよりもう一歩踏み込んでSFAのメモに状況をわかりやすく書いておきましょう。

例

• ネクストアクションは何か？
• なぜSOL(※)になっているのか？
• なぜNGだったのか？

 
※SOL：｢Sales Opportunity Lead(セールス オポチュニティ リード)｣の略。セレブリックスが提唱する営業用語。顧客の購買タイミングが明確になったリードのこと。

第三者にとってわかりやすくなるべくシンプルに書くことと、メモ欄の上部に書いておくことがポイントです。

⑮固定の作業は時間を決めてスケジュールに入れておく

効率化のテクニック15個目は、固定の作業は事前にスケジュールのロックをしておくことです。

架電やメールの返信など毎日決まって行う作業があるものは「この時間にはこの作業をする」と決めて、スケジュールに入れておきましょう。どこに電話するのか、どこに返信するのかまで記載しておくとタスク漏れを減らせます。

タスクの内容にもよりますが、メール作成や資料作成のような自分だけで作業するタスクは朝イチに作業するのがおすすめです。連絡が来るのも少ないので作業に集中して取り組むことができ、普段より早いスピードでタスクを終わらせることができます。

効率化してはいけないのは「顧客とのコミュニケーション」

何に対しても「タイパ」と言ったタイムパフォーマンス（時間帯効果）が重視される昨今。ここまで営業の効率化のテクニックについて解説してきましたが、営業パーソンが効率化してはいけないのは「顧客とのコミュニケーション」です。

仮にサービス内容がどの企業も似たようなものだったとき、最後は営業パーソンの「細かな気遣い」「相談のしやすさ」といった部分がサービスを選ぶ基準になってくるでしょう。AIの出現もあり、これまで以上に「誰から」買うのかが重要になっています。

生成AIを頼って効率化ばかりを追求するのではなく、相手に合わせた対応を重ねることで、お客様との信頼関係も構築しやすくなります。

まとめ

営業の業務を効率化するテクニックを15個ご紹介しました。ぜひこのテクニックを実践して、信頼構築に重要な顧客とのコミュニケーションや、受注につながる企画作成の時間にパワーをかけてください。もし営業のことでお困りごとがございましたら、セレブリックスへご相談ください。

セレブリックスでは営業組織のAI活用支援も行っております。貴社内で生成AIを活用するためのアドバイスを実施するミーティングや研修を実施中です。ぜひお問い合わせください。

サービスページはこちら

まずは現状のお話を聞かせていただいた上で、最適な解決策をご提案いたします。