商談とは？商談の流れと受注を獲得する事前準備チェックリスト7選

対面商談に挑むとき、緊張や不安で

「自分は本当にうまくできるのか？」
「そもそも商談がどんな風に進んでいくのか全くイメージが湧かない」と悩んでいませんか？

成功への近道は、商談とは何か、そして商談の流れを正しく理解し、具体的な準備をしておくことです。

株式会社セレブリックスは、1992年の創業以来数多くの現場経験を積み上げてきました。私たちの経験に裏打ちされたチェックリスト7選を参考にすることで、初めての対面商談でも安心して自信を持って臨むことができるはずです。

この記事では、商談とは何か、そして実際の流れを具体的に解説。さらに、成功するために事前に行うべき準備やポイントを7つにまとめました。これを実践すれば、あなたの商談が確実に受注へとつながる力強い一歩となるでしょう。

あわせてお読みください

本記事とあわせて、営業力を高めるための新規開拓チェックリストをぜひご活用ください。新規開拓で生産性を向上させ、成果を高めるためのチェックリストです。営業パーソンや営業組織が持つべき基本的なスタンス、起こすべき行動から、実際の営業活動で実施すべき項目までまとめています。

商談とは？

営業の商談とは、お客様の困りごとを聞いて、最適なサービスを提案する場のことです。

お客様という相手がいて、コミュニケーションをとり、営業が提案をすれば「商談をしている」と言えます。

具体的には、お客様に現在どんなことを課題と感じているか、どのような支援を必要としているかを聞きだし、そのニーズに合った商品を提案します。商品の購入が決まれば、価格や納期といった条件について意見を交換し、お互いに納得できる形で契約できるように交渉していきます。

以下の画像のように、商談は営業プロセスの一部に含まれているというイメージです。

 ※画像は一般的な営業プロセスを表したものです。営業プロセスは企業や業界、取り扱う製品・サービスによって変わります。

お客様先へ訪問して商談をする場合もあれば、ZoomなどWeb会議ツールを活用してオンライン上で商談が完結することもあります。

また、似たような表現で「打ち合わせ」という言葉がありますが、商談とは目的が異なります。商談は「販売・交渉」を目的とした話し合い、打ち合わせは「情報共有や調整・計画を進める」ための話し合いです。

続いて、商談の詳しい流れを見ていきましょう。

商談の流れ

一般的な商談の流れは以下の通りです。

商談には、オフライン商談とオンライン商談の２種類があり、お客様先に訪問するかオンライン会議システムを使うかによって異なります。

ここからは写真とともに、商談の流れを解説します。
 

受付へ向かう

お客様先に到着したら、まずエントランスやロビーにある受付カウンターへ向かいましょう。

コートなどの上着は、会社へ入る前に脱いでおきます。

受付に着いたら、笑顔で「こんにちは」と明るく挨拶し、自分の氏名、所属、そして面会予定の担当者名を伝えます。事前準備で用意していた名刺や訪問予約の確認書類などがあれば、すぐに提出できるように手元に整えておくとスムーズです。

受付は、電話やタブレット端末に入力する場合もあります。「○○へ電話してください」「名前を入力してください」など記載があると思いますので、その通りに受付手続きをしましょう。

受付スタッフからは来訪者証の発行や簡単な記入手続きの案内がある場合がありますので、指示に従い迅速かつ丁寧な対応を心掛けましょう。

呼ばれるまで待機する

案内された待機場所やロビーに入ったら、まず案内担当者に軽くお礼を述べ、そのまま指定された席に座りましょう。

「ここにかけてお待ちください」と言われたら座り、とくに言われなければ立って待つのが望ましいです。

席に着いたら、手元に用意していた資料やメモ、名刺などを改めてチェックし、必要な持ち物が整っているか確認します。周囲には他の来訪者もいる可能性があるため、大声で話さず、落ち着いた態度で静かに待機します。

また、商談中に音が流れないように携帯電話はサイレントモードに設定しておきましょう。

案内された会議室へ移動する

会議室へ案内されたら、まず担当者や案内係の方に感謝の気持ちを込めて軽く挨拶しましょう。

会議室に入室したら、座席の配置を確認します。

多くの場合、席次があらかじめ決められており、相手先の重要な役職者やご招待いただいた方が上座に配置されていることが一般的です。あなたの着席すべき場所が指定されている場合は、その指示に従って正しい席に向かいましょう。

荷物は足元に置き、コートやマフラーは荷物の上、もしくは自分が座る席の背もたれにかけます。
もし空いているスペースがあれば「ここに荷物を置いてもよいでしょうか？」と確認してもよいでしょう。

担当者や案内係の方が部屋を出たら、PCや資料などの準備をします。

席次についてはこちらで詳しく解説しています。

ビジネスにおける席次や席順とは？6つのシチュエーションを画像付きで解説！

挨拶・名刺交換をする

先方の担当者やグループ全体に向けて笑顔で軽く「おはようございます」や「こんにちは」と明るく挨拶を交わします。

挨拶が済むと、次に名刺交換をします。名刺交換の場面では、上座や席次がある場合、先方の中で役職や立場が高い方から順に名刺交換を行うのが一般的です。

名刺は事前にお会いする人数分を用意しいつでも取り出せるように準備しておきます。相手に差し出す際には両手で丁寧に、名刺面が相手に正しく読めるよう向きを確認して差し出します。

相手から受け取るときも、基本的には両手で受け取りますが、ここではもたつくようであれば、片手で自分の名刺を差し出しながら、空いている手で相手の名刺を受け取ります。スムーズな挨拶が大事です。

受け取った名刺はすぐにしまい込まず、商談中はテーブルの上に置いて内容を確認し、商談中にお名前を呼ぶ際には間違いがないようすぐに確認できる位置に置いておきましょう。 複数の人と名刺交換した場合でも、基本的にはテーブルに並べます。席次の順に並べ、話す方の名前がわかるようにしましょう。

ちなみに名刺ケースは革製品がおすすめです。金属製の商品も販売されていますが、滑りやすく、商品によってはチープな印象を与えてしまう可能性があります。

お客様の現状や課題の整理する

席に着いたら、「本日はお時間をいただきありがとうございます！」とお客様に感謝を伝えるとともに、今回の商談の目的を伝えます。お客様のメリット(ベネフィット)を結論から、端的に話しましょう。

※アイスブレイクは無理に行う必要はありません。
アイスブレイクについてはこちらの記事をご覧ください。

オンライン営業で「仲良くなるための雑談」は不要？本当に必要な会話の切り口

その後、お客様の現状や課題を整理するために質問を投げかけます。

大まかなステップは3つです。「事業理解」「問題発見」「課題設定」の順に質問を投げかけていきます。

ヒアリング中は相手の発言を遮らず、応答や相槌をしっかりしましょう。

具体的な質問の例は、こちらの記事で紹介していますのでぜひご覧ください。

ファクトファインディングとは？ヒアリングとの違いや進め方を解説！

顧客から7つの事実を引き出すファクトファインディング(課題設定)のコツ

提案内容を説明する

ヒアリングが終わったら、提案にうつります。

提案はヒアリング後にその場で行われる場合もあれば、後日に改めて商談を設定し、プレゼンテーションをする場合があります。それぞれの違いは以下の通りです。

複数の意思決定者が関わるケースでは、事前に資料を準備し、各ステークホルダーの疑問に応えるための質疑応答の時間を設けるなど、しっかりとしたプレゼンテーションの準備が必要です。

訪問であれば、会議室のモニターに資料をうつしながら説明、もしくは紙の資料を見せながら説明し、オンライン商談であればZoom等で画面を共有しながら説明していきます。

プレゼンテーションのやり方やコツはこちらの記事で解説しています。

人の心を動かすプレゼンテーションの話し方と伝え方のコツ

知名度がなくても作れる！プレゼンの構成とストーリーの作り方

契約の合意をとる

提案後は、クロージングという商談の最終段階に入ります。

まず、提案内容をもう一度簡潔に振り返り、お客様がどの部分に興味を持たれたか、どんな疑問や不安があるかを確認します。疑問点や不安に感じていることに回答しながら、お客様が自社のサービスを使うメリットやお客様の業界に近い成功事例をいくつか話すと良いでしょう。

仮に契約の合意がとれなかった場合、お客様がどの点に不安や疑問を持っているのか、具体的な理由をしっかりとヒアリングしましょう。

もしその場で回答できない質問が来た場合は、一度持ち帰り、「後ほど回答のご連絡をさせていただきます」と伝え、疑問や不安を積極的に解消する姿勢を見せましょう。

契約の合意が取れたら、契約手続きや導入スケジュールなど、次のステップについて説明します。

「それでは、次は○○日のミーティングで具体的な手続きを進めさせていただければと考えておりますが、いかがでしょうか？」と、明確なアクションプランを提示してください。

終了の挨拶をして退室する

商談が終了したら、挨拶をして退室します。

「本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました」と、担当者に丁寧にお礼の言葉を述べましょう。

退室する際は、急がずに最後まで礼儀正しく振る舞うことがポイントです。退出前に再度「失礼いたします」と一言添え、持ち物や書類の確認も忘れずに行いましょう。帰りにエレベーターに乗る場合は、ドアが閉まるまでお辞儀をします。

お礼メールを送信する

商談が終了し会社から出たら、その日のうちにお客様へお礼メールを送信しましょう。

お礼メールはすぐに送信できるように、事前に下書きを作成しておくのがおすすめです。

今日の内容のサマリや後ほど回答する疑問点、お送りする資料、ネクストアクションなどを追記し、本日商談の時間をいただいたお礼をお伝えしましょう。

メールの書き方についてはこちらをご覧ください。

新規開拓で成果を出す営業メールの作り方と13のポイント【例文あり】

商談では「お客様の役に立つ」「失礼をしない」というスタンスが重要！

はじめての商談やまだ商談に慣れていないときは何もかもが不安に感じてしまうかもしれませんが、不慣れなことがあっても「お客様の役に立とう！」という気持ちや「失礼をしない」というスタンスがとくに重要です。

多少のミスがあっても、心意気が伝わり受注につながることもあります。そのため、商談をしていく過程でミスをしてしまうかも…と過剰に恐れる必要はありません。

とはいえ、自信をもって商談に臨み、受注を獲得するためには事前準備が必要です。

ここからは商談で成果を出すためにしておくべき7のチェックリストをご紹介します。

自信をもって商談に臨み、受注を獲得する事前準備チェックリスト7選

商談で成果を出すために必要な事前準備をまとめました。

このチェックリストは、商談担当になったらすぐに始めておくべきことと、商談前にしておくべきことに分かれています。

■担当になったら始めるべきこと
①  商材(自社製品・サービス)理解をする
②  上司や先輩の商談録画を見て営業のコツを学ぶ
③  商談ロープレで全体の流れを確認する
④  FAQリストを読みこむ、もしくは作成する

■商談前には始めるべきこと
⑤  顧客情報のリサーチをする
⑥  上司に考えた仮説や提案を壁打ちする
⑦  顧客の業界や商材に近い成功事例を用意する

それぞれ解説します。

商材(自社製品・サービス)理解をする

まずは自社商材の理解を深めましょう。

サービスの概要やプランを自分の言葉で説明できるようにしておきます。

お客様はどんな商品なのかわからないため、営業パーソンはわかりやすく説明する必要があります。また、疑問点を聞かれたときにスムーズに答えることで、安心感を与えることができます。

自社商材を理解するには、以下の5つを調べます。

• 誕生した背景
• 提供価値
• 概要とスペック
• ポジショニングや競合
• 周辺環境

サービスの周辺環境を調べるときは、PEST分析の活用がおすすめです。

商材理解についての詳細はこちらの記事をご覧ください。

商材を好きになれない人が知っておくべき商材知識の深め方【5ステップ】

顧客情報のリサーチをする

続いて、顧客の情報を調べます。

事前に顧客情報を把握しておくことで、課題の仮説を立てることができ、自社商材をどのようにアプローチするかを検討しやすくなります。

最低限の顧客情報を知らないと、お客様の現状や課題を深堀りする際も時間がかかってしまいます。商談でwebサイトを見ればわかるような質問ばかりしていると、担当者から「うちにあまり興味がないんだな…」と思われてしまいますので注意しましょう。

顧客情報を調べるポイントは以下を参考にしてみてください。

項目を調べるポイントの例

顧客情報を調べていくなかでわからない業界用語が出てくることもあると思います。

お客様と同じ目線で話せるようにしておくためにも、単語帳を作成して覚えると良いでしょう。

上司に考えた仮説や提案を壁打ちする

お客様の課題や仮説、提案内容を考えたら、上司や先輩に壁打ちをしましょう。

自分ひとりでは見落としがちな点や、偏った視点がある場合、経験豊富な上司や先輩からのフィードバックで客観的な意見を取り入れることができます。

また事前に上司や先輩と議論し、提案内容を整理し固めることで、実際の商談時に自分の考えに自信を持って臨むことができます。

依頼する際は、このように伝えるとスムーズです。

「○○部長(先輩)、お忙しいところ恐れ入りますが、来週の商談に向けてお客様の課題とその解決策について仮説を立てた提案資料を作成いたしました。一度、フィードバックをいただきたく、ご都合のよろしいタイミングでお時間をいただけますでしょうか。どのような点でも構いませんので、アドバイスを頂戴できると大変ありがたいです。何卒よろしくお願いいたします。」

商談経験が少ないときはとくにフィードバックの量が多いかもしれませんが、最初は素直に受け止めましょう。ひとつひとつ改善していくことで、着実に成長できます。

壁打ちをしたら、ヒアリング項目を整理しておきましょう。

顧客の業界や商材に近い成功事例を用意する

商談で提案するときは、お客様の業界や商材に近い成功事例を用意しましょう。

他社も導入していて実際に成果を出しているというエピソードがあるだけで、商材への信頼性が高まります。

テキストベースの事例を見てもイメージが湧いてこない場合は、納品チームに業界や現場の詳細をヒアリングしてみるのもおすすめです。

ヒアリング内容の例

• 顧客はどんな課題感をもっていたか
• どういう示唆や提言をしたのか
• どんな施策を実行し、実行前と比較してどれくらいの成果が出たか
• お客様からいただいた感想や声

ヒアリングを通してリアルな言葉で現場の情報を得ることができるため、お客様にも臨場感ある事例を伝えることができます。

商談ロープレで全体の流れを確認する

提案内容と事例が準備できたら、商談ロープレで商談の流れを体験してみましょう。

情報や流れはインプットしてイメージはできていても、商談の場で体現できない可能性があります。商談ロープレでは顧客役からフィードバックをもらえるので、自分が認識していない苦手な部分も事前に把握できます。

上司や先輩に顧客役を依頼し、営業ロープレを一緒にやってもらいましょう。

上司や先輩の商談録画を見て営業のコツを学ぶ

商談のコツを知りたいときは、上司や先輩の商談録画を何度も見て学びましょう。

事前に録画を見ておくことで、実際の商談の流れを把握できるだけでなく、お客様の温度感や質問、提案のコツを知ることができます。

注目すべきポイントは多岐にわたりますが、まずは自分が苦手な部分を中心に見ていきましょう。

その他のポイント

• どのような質問をしているのか
• 質問を深ぼるタイミングはいつか
• 反応のバリエーション
• 共感するときの言葉選び
• 課題に対して、どのような提案をしているのか

上記のようなポイントを言語化して、自分の商談とどう違うのかを確認してみてください。

FAQリストを作成する

商談では、スムーズに会話のキャッチボールができるかどうかで印象が大きく変わります。

お客様からの質問の回答や切り返しが上手くできなければ、「この営業に相談するのはなんか不安だな…」と感じてしまい、受注の獲得は難しくなってしまうでしょう。

FAQや切り返しトーク集をつくるためには、

• 過去の商談で質問された内容
• お客様に聞かれて答えにくかった質問
• 質問の内容を確認するために持ち帰ったこと

をスプレッドシート等にメモしておき、質問ごとに回答を用意しておきます。

例えば『経費精算システム』が商材だった場合は、以下のような質問が考えられます。
※下記の表はスプレッドシートの作成イメージ

ただ用意するだけではなく、その回答が適切かどうかや、より良い表現や伝え方がないかどうかは上司と相談してみましょう。

まとめ

営業の商談について解説しました。

営業は短期間で一気に改善させられるものではなく、日々の気付きや地道な工夫と改善活動が必要不可欠です。効率的に営業チームのスキルを底上げしたいなら、1,300社以上の営業を支援してきたセレブリックスにぜひご相談ください。