Google Workspace(GSuite)「サイト」で作る営業ポータルがすごい

今回のコラムでは私(私の所属する会社で)がGoogle Workspace(GSuite)の「サイト」を営業で使ってみて、とても便利だった「社内の営業部門用のポータルサイト」をご紹介します。

Google Workspace(GSuite)の法人アカウントを企業で取得しているのにも関わらず、意外と知られていなかったり、使われていないケースの多い「サイト」。 この「サイト」は活用できるととても便利です。営業だけでなく色々な用途で活用できるので、このコラムを機会に是非「サイト」を活用してみましょう！

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そもそも「サイト」とはどんなアプリケーションなのか？

Google Workspace(GSuite)で無料で作れるWebサイトのことです。 テンプレートも活用できますし、自由にコンテンツを設計することも可能です。 URLは公開範囲を指定できるので、プロジェクトベースで共有ワークスペースとして活用もできますし、キャンペーンサイトのランディングページの役割として活用することもできます。

Google Workspace(GSuite)公式サイト
URL：https://workspace.google.com/features/#sites

社内用「営業ポータルサイト」とは何か？

一言で言えば、社内ネットワークの営業部フォルダに、どこからでもアクセスできるようにしたWebサイトです。

専用の営業ポータルサイト(Webサイト)を経由し、電子ファイルや営業ツールなどのクラウドストレージに簡単にアクセスできるように設計します。

例えば営業ツールを編集・取り出すためのオンライン上に設けたフォルダにジャンプしたり、営業管理帳票に入力するスプレッドシートを格納したページにアクセスしたり、様々なデータ格納場所へアクセスするためのハブスポットになる感覚です。 ちなみに以下の画像が私の会社で使用している「営業ポータルサイト」です。  

■トップ画面

アイコンを活用し、タブレットやスマートフォンでも視覚的に操作ができるようにしました。 出先から、Google Workspace(GSuite)で作成した営業管理帳票やツールなどを編集／見る場合、このサイトのように整理されていないと、どこに何のデータがあるのか探すのに手間取ったりしてしまいます。  

アイコンをクリックすると、一段深い階層へ誘導されます。 上記の参考画像は、ファイルキャビネットという機能を設けたWebページです。 PDFやスプレッドシートなどの、データファイルを格納することができます。 マイクロソフトオフィスのエクセルやパワーポイントなども、ファイルキャビネットにそのまま保存することができるので、とても便利で重宝しています。

営業ポータルサイトの活用メリット

①営業に関連する業務効率が高まる

いつでも、どこからでも、この営業ポータルサイトにアクセスすれば、必要なものは何でも揃うので営業効率が高まります。 色々なWebサイトを探す必要もないのでストレスフリーで使えます！  

②作るのが簡単！使い方が簡単

専用のコードを書く必要もなく、誰でも簡単に作れる＆編集することが可能です。 利用する営業マンも一般的なWebサイトを使う感覚で操作でき、抵抗感が少ないのが特徴です。  

③自由度がとにかく高い

営業チーム毎にポータルサイトを設けたり、役職毎にアクセス制限を付与したり、企業の使い方に合わせた自由な設計ができるのも魅力の一つです。

社内の営業ポータルサイトを作る

それでは、いよいよ営業ポータルサイトの作り方を解説します。 今回のコラムではその手順を簡単にご紹介いたします。  

①現状を知る

営業ポータルサイトを作るといっても、自分の会社ではどのように整理し、活用できるのか、現状を正しく見定めることによって、組織で構築すべき営業ポータルサイトの全体像が見えてきます。 ・現在営業部門で使用しているデータはどのようなツールがあるのか？ ・上記ツールに誰がどれ位時間をかけて使用しているのか？ ・上記を出先や外回りで利用できるようになると便利になるものは何か？ ・どのように便利になるのか？期待できる効果は何か？(売上アップ？作業時間短縮？)

②目的と目標を決める

営業ポータルサイトを構築することが目的になってはいけません、営業活動の作業時間を減らすことにより、残業時間をチームで 30時間／月 の削減を目指すなど具体的な指針を打ち出しましょう。

③コンテンツを考える

①の現状分析を基に、営業ポータルサイト載せるコンテンツを考えます。 また、各コンテンツをテーマ毎にカテゴライズするなど、サイトの設計を考えます。

④制作する

③の設計に沿って、サイトの制作を始めていきましょう。 具体的に行うことは下記の通りです。

A)サイトのレイアウトを制作／編集する
→先ずはサイトのアウトラインを固めていきましょう、デザインの全体を決めていきます

B)各アイコンや素材を集める（制作する）
→スマートフォンやタブレッドでも分かるように、文字だけではなくイラストを活用すると良いです

C)トップページを作成する
→A)とのレイアウトに合わせてB）の素材を貼り付けていきます
→必要な個所にリンクを貼ったり、テキストを入力していきましょう

D)階層ページを作成する
→C)のリンクから飛ばす、1階層下のページを用意しましょう
→目的に合わせてwebページ／ファイルキャビネット／お知らせ／リストなどから選びましょう

E)データファイルをアップロード
→対象となるエクセルやスプレッドシートなどのデータファイルをサイトにアップします
※外部リンクを貼ることも可能です(指定のURLにジャンプさせる) F)動作＆バグチェックと修正

⑤運用ルールを設ける、推進する

入力ルールや利用規則をしっかりと設けましょう。 営業部門で管理者から指示がなくても、営業ポータルサイトの運用が当たり前になるまでは、積極的に利用を働きかけ、営業マンの習慣になるように推進していきましょう。

⑥効果測定をしっかりとする

やりっぱなしにするのは営業生産性を更に向上させるための弊害となります。 もともと②で設定した目的や目標に対してどのような効果があったのか、改善すべき課題は何なのか？明確にすることで具体的な対策を図りましょう。

サイトで作れる 様々なツールのご紹介

営業部門でのサイトの活用を中心に、サンプルや参考画像を掲載していきます。 ※参考画像をクリックするとサイトのページにジャンプします  

①セミナー集客用ランディングページ

Google Workspace(GSuite)のフォームと連動させることで、個人情報や企業情報を、自動でスプレッドシートに反映させることができます。

②商品（サービス）紹介ランディングページ

商品やサービスの紹介、または期間限定のキャンペーン情報のランディングページを制作できます。

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まとめ

さて、今回はGoogle Workspace(GSuite)の意外と使われていないアプリケーション 「サイト」について解説させていただきました。

ご覧いただいたように、「営業ポータルサイト」を作り、しっかりと運用することができたら、営業活動や営業管理の効率がとても高まります！ 是非、今後はサイトを活用して営業生産性を高めていただければ幸いです。 尚、本日紹介した営業ポータルや各種サイトで構築するツールのご相談を承っております。 サイトは設計と運用がカギですので、是非お気軽にお申し付けください。