知らないと社会人失格！報連相の意味と重要性

｢報連相｣と言う言葉が生まれたのは、1982年山種証券社長の山崎富治氏が閃き、広めたのが始まりです。もう30年以上昔のことになります。当時は｢報告・連絡・相談が出来る風通しの良い職場環境を作ろう｣と言うものでした。

現代では、上司と部下の性質も変わりこの言葉の意味も変化してきており、集団としてのパフォーマンスを向上させるために｢報連相｣をしよう、という捕らえ方になってきています。

では、現代社会で仕事を円滑に行うための｢報連相｣はどのように行えばよいのでしょうか？
今回のコラムでは、社会人の基本とも言われる｢報連相｣についてお伝えいたします。

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｢報告・連絡・相談｣それぞれの意味

報連相を上手に使いこなせば、集団での業務が円滑に行う事ができコストパフォーマンスの向上につながります。しっかりと意味や使い方を把握し、 使いこなせるようにしましょう。

報告

上司から部下への指示に対して、部下が結果や作業経過を報告することです。

例えば、『本日訪問した●●株式会社、受注しました！』のような営業結果は報告に含まれます。

連絡

関係者に、簡単に業務・作業情報を知らせることです。

自分の意見や憶測は排除し、事実のみを要点を絞り判りやすく伝えることが大切です。上司や部下の関係にのみ発生する訳ではなく、発信・受信を誰でも行う必要があります。

相談

読んで字の如く、作業の過程で、困った時・迷った時など、周囲に参考意見を求める事を言います。

｢報連相｣で話す事を明確にする

時と場合によっては、｢報連相を行う｣ことを重視し過ぎて失敗してしまう場合があります。

・報連相を重視し過ぎて、自分で考えようせず全てのことに指示を求める。
・報連相の内容がまとまっておらず、伝えたいことがわからない。
・伝えなければいけない人ではなく、話しやすい人に伝えたため報連相の目的が達成していない。
・忙しい時に、長時間報告してしまう。

例えば、上記の様なことです。

これらを回避するために重要となるのは｢目的｣｢対象｣｢内容｣です。

①｢目的｣を明らかにする

なぜ、その報連相が必要なのか？を考えます。

・事実報告が必要
・作業を行う中で、自分で気づいた事に対する意見を伝えたい
・自分の意見に対する意見やアドバイスが欲しい
・作業状況が不安なため、確認を行い安心したい

など、目的を明確にすることで、伝える内容を判りやすくできるのです。

②｢対象｣を明確にする

・伝える相手(上司・同僚・クライアントなど)
・報連相の目的に関わる環境にいる人全てなのか？(上司・チーム・部署など)
・どのような場を使い報告するのか？(口頭・メール・電話・会議など)
・対象の都合は悪くないか？　対象が優先するべきことがあるか？

のことをさします。

これらを考慮することで、伝える手段が変化してくるのです。

③｢内容｣を整理する

｢目的｣と｢対象｣が決まったら、最後に｢伝える内容｣を整理します。長々と自分の言いたい事を話し続けては、仕事を円滑にするための報連相ではなく仕事の邪魔となるお喋りになってしまいす。

そうならないように伝える内容は判りやすく要点を踏まえる必要があります。

まず、｢事実報告｣と｢自分の意見｣を分けます。そして、事実のみの報告であれば、結果を伝え相手が要求する必要とされる報告をします。自分の意見を伝える場合、結果、自分の意見、なぜ自分の意見が生まれたか？の順に伝えることが必要です。

上手に｢報連相｣を行う3つのポイント

｢報連相｣はただ行えばよいわけではありません。やり方ひとつで、仕事の出来る／出来ないが判断されてしまう場合もあるのです。上手に｢報連相｣を行うために、以下の3つのポイントをしっかり押さえましょう。

①適切なタイミング

｢報連相｣は、要求されてから行えばよいものではありません。状況に応じて、自分で必要だと感じた際に報告すること、つまり、タイミングが重要なのです。

例えば、これらの時には必ず必要です。

1. 指示された作業が終了した
2. 長期作業の際には、定期的な経過報告を行う
3. 作業に変更が必要となったとき
4. 作業に優位になる或いは変更しないと不利になるなどの変化が起こったとき。
5. 作業に対する改善が必要、改善方法が見つかったとき
6. ミスをしたとき

報連相を行わない人の中には、自分のミスや成果のなさを伝えたくないためと言う人もいますが、それこそ報連相が必要なタイミングなのです。なぜなら、報連相を行っておけば、傷が浅いうちにミスを改善でき、業務改善の指導を受ける事もできるからです。

ミスやトラブルなどの、報告しづらい事こそ、シッカリと報告することが必要なのです。

②報告手段を考える

報告には｢口頭｣｢記述｣の手段があります。

内容が複雑かつ、関係者の数が多いなら記述報告が必要となってきます。記述ベースの場合は、資料を用いるなど分かりやすく伝えることを心がけましょう。関係者全員に理解できる内容でないと、意味がありません。判る人基準で資料を制作しては、報告書としては、不十分なのです。

一方、容易に内容が伝わるなら口頭報告で大丈夫です。わざわざ文章ベースにして手間・時間をかける必要がないからです。至急伝える必要がある・至急意見を貰う必要がある場合も口頭で行います。

また、伝えづらい内容こそ口頭で伝えましょう。叱られるのでは？　と言う不安や恐怖、時には面倒だからと言う理由でメール、最近ではLINEのようなメッセージアプリを活用しがちです。しかし、伝えにくい事だからこそ誠意を見せる事が必要な事もあるのです。

③正確な情報を、迅速に伝える

内容を自身でシッカリと把握する必要があります。伝える本人が連絡内容を把握していなければ、必要な事を伝える事はできません。むしろ、周囲を混乱させてしまう恐れがあるのです。

伝えることを理解していないなら、報告のための情報収集も心がける事が大切です。

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まとめ

人に情報を伝える時に、どうすれば上手に伝える事ができるのか？その能力を向上させるためには、普段から自分が伝えたいことをどのように伝えるかを常に意識することです。上手く出来なかったなと思ったなら、反省して原因を徹底的に分析して、改善するための方法を繰り返し試行していきましょう。

日々の報連相の繰り返しは、個人だけでなく、チーム、会社としてパフォーマンスをあげてくれるはずです。