わかりやすい提案書の書き方のコツと早く仕上げるポイント
顧客から受注をいただくためには、顧客のメリットを最大化させるための提案書の作成が求められます。
自社商品を導入することで、どのようなメリットがあり、最終的にどれだけの利益を生み出すのかを顧客に伝えなければならないのです。営業で提出する提案書は、簡潔かつ分かりやすく作られている必要があります。要点がわかりづらい提案書は、それだけで顧客の興味を損なう可能性が高くなるからです。
そこで、今回のコラムでは提案書を書くためのコツも含め、良い提案をするための心得をご紹介いたします。
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目次[非表示]
わかりやすい提案書を作成するためのコツ
提案書は顧客にとって分かりやすくすることが重要である一方、作成に時間をかけすぎても良くありません。効率よく分かりやすい提案書を作るコツは下記の通りです。
できるだけ文字数を少なく要点を絞る
文章は提案書に限らず、文字数が多くなるほど読むのに時間と労力がかかります。そのため、可能な限り不要な文字は削るようにしましょう。テキストや画像をつめこみすぎず、適度な余白をつくることが大切です。
基本は『1スライド・1メッセ―ジ』で、細かい部分は口頭で説明します。
提案書で最優先に伝えるべき項目は下記の要素です。
- 自社製品を導入した際の費用対効果(メリット、今ある課題を同解決できるのか)
- 必要なコスト(初期コストとランニングコスト)
- 導入で生じる可能性のあるリスクの解消方法
これら以外の詳細は、提案書に興味を持っていただけた後の訪問や電話でクロージングを行うべきポイントになります。提案書の時点で具体的に書きすぎると、内容が難解になり読んでいただけない、あるいはそこで導入の可否が出てしまう可能性が高くなるため、避けた方が無難です。
気になるポイントを残しておく
提案書で0から100まで提案するのではなく、顧客が提案に目を通したあとで「ここはどうなの？」と興味を抱くポイントを残しておきましょう。
要点を伝えることは重要ですが、提案のさじ加減が大切です。最終的には口頭でクロージングを行うことになるため、情報や提案の切り分けはしっかりと行っておくようにしましょう。
提案書を早く仕上げるためのポイント
提案書作りに慣れるまでは、作成に時間がかかってしまう人もいるかもしれません。そのような場合は、下記のポイントを意識してみてください。提案書の作成プロセスを変えるだけでも、完成までの時間を大きく削減することができます。
最初に：提案書の作成する手順と時間を決めておく
まずは、提案書の作成の流れを確認しましょう。以下のような流れで作成していきます。
- 提案骨子を作成
- ページの要素出し
- 内容を肉付け
- 内容と流れの確認
そして提案書を作成する目標時間を決めましょう。
もし時間の設定に迷ってしまったら、一度作成してみて、どのくらい時間がかかるのか計ってみると目標が立てやすいです。目標時間と現状の作成時間を比較しながら、時間のかかっているポイントを見つけ出し、少しでも短縮できそうなところがないか探しましょう。
また、作っている途中で何度も迷ってしまうときもあると思いますが、そこは一旦メモだけしておいて、まずは目標時間内に初稿を完成させることが大切です。わからない点は上司などに相談したほうが早く解決します。
ここからは、提案書作成で短縮できるポイントをご紹介します。
ポイント1：基本の構成フォーマットを用意する
提案書はできるだけ短時間で仕上げなければなりません。手を抜くという意味ではなく、顧客別に作成する提案書に時間をかけすぎると、他の営業時間が削られてしまうからです。 提案書は要点をまとめて簡潔に仕上げた方がいいという理由でもあります。詰め込む内容が多くなれば、それだけ時間もかかるものです。そこで、時間のかけすぎを防ぐためにも、提案書の基本フォーマットを作っておきましょう。
提案は論理的に一貫した流れで構成されていることが理想です。弊社では、以下のような構成で提案書を作成しています。参考までにご覧ください。
※右側に書かれている「7つのファクト」については以下の記事をご覧ください。
また、構成は商材別・ニーズ別など、複数のパターンを作っておくと後々楽になります。
ポイント2：提案で伝えるべき内容を箇条書きでまとめる
いきなり文章で書きだそうとせずに、 まずは構成フォーマットの流れに沿って伝えたいと考えている情報を箇条書きで抽出してみましょう。 箇条書きで情報を整理することで、組み込むべき内容や伝わりやすい言葉を選びやすくなります。この時点で不要だと感じる情報を削除していけば、結果として組み込む情報量が洗練され、提案書が簡略化しやすくなるのです。
まずは相手に話しかけるように自分で言葉にしてみるのもおすすめです。
ポイント3：フォントや配色ルールを決めておく
資料を作成するたびに「何色にするか？」「フォントは何を使うか？」に迷っていたら時間がかかってしまいます。そのため配色ルールをあらかじめパワーポイントに設定しておきましょう。配色はベースカラーを決定し、それ以外は使用しないようにします。ルールに沿った配色で資料をつくることで統一感が出てきます。
スライドマスターなどを使用し、デザインを統一しておくのもおすすめです。
資料を送付するだけでなく必ず口頭でクロージングする
ここからは提案書を作った後のポイントです。いくら良い提案書を作ったとしても、資料だけで受注をするのはなかなか難しいです。
なぜなら、文章は情報の整理や伝達には向いていますが、それ以上の情報がないため不安の解消には不向きだからです。そこで、忘れてはいけないのが口頭でのクロージングです。例えメールや郵送など、対面しないような場合でも、送付後は必ず電話でクロージングを行いましょう。資料で伝わりきらなかった部分や、顧客の不安や疑問を解消し背中を押すことが目的です。
電話のタイミングとしては送付してすぐ、まずは｢送りました｣と連絡をすることが大切です。メールで送った場合は顧客の手元に届いている確率が高いため、その場で見てもらえるようならクロージングに入ってしまいましょう。郵送や今すぐに診ることの出来ない場合は｢いつなら見ることが出来るのか」を確認し、その時間に必ず電話するようにしましょう。
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まとめ
提案書は文字のみの構成でも良いですが、パワーポイントなどを活用して図や表を交えるとより分かりやすくなります。私たちセレブリックスでは、提案資料の作成やブラッシュアップなどもお手伝いしておりますのでお悩みのことがあれば、お気軽にご相談ください。
